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Authentification numérique des diplômes : le doublé gagnant pour les étudiants et les établissements

Catherine de Coppet  |  Publié le

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Authentification numérique des diplômes : le doublé gagnant pour les étudiants et les établissements
L'édition d'attestation numérique de diplômes permet notamment aux établissements de diminuer les lourdeurs administratives. // © plainpicture/Stock4B/T-Pool

Depuis quelques années, des établissements d'enseignement supérieur font le choix de sécuriser et d'authentifier numériquement les diplômes de leurs étudiants. Focus sur les objectifs et les bénéfices d'une telle démarche.

La sécurisation des diplômes est-elle le nouvel enjeu des établissements pour améliorer l'insertion professionnelle de leurs étudiants ? Depuis quelques années, différentes solutions technologiques pour authentifier les documents sont apparues : QR code apposé sur les diplômes, marquage des documents à base de nanoparticules, coffre-fort numérique, inscription dans la blockchain...

Selon la société CV Trust, la mieux implantée sur le marché avec son offre de coffre-fort numérique, 30 % à 35 % des curriculum vitae contiennent aujourd'hui des informations erronées. Un chiffre difficile à quantifier du côté des établissements.

"Nous ne recevons pas plus d'appels qu'avant d'entreprises souhaitant vérifier le parcours d'un candidat", souligne Jean-Paul Ramond, directeur adjoint et directeur des formations de l'École des mines d'Albi. Depuis deux ans et demi, l'établissement a recours à une solution de coffre-fort numérique pour certifier son diplôme d'ingénieur.

diminuER LES LOURDEURS ADMINISTRATIVES

Outre l'argument de la lutte contre la fraude aux diplômes, pourquoi certaines écoles et universités ont-elles recours à la sécurisation numérique des diplômes ? Pour certains établissements, elle s'inscrit dans une démarche plus globale de dématérialisation. À l'instar de Sciences po, cliente de CV Trust depuis 2013 : "Après la création d'un ERP [logiciel de gestion intégré] spécifique au début des années 2000, nous avons dématérialisé les grandes opérations de scolarité ; dont la procédure d'admission, puis l'inscription administrative, la notation et enfin le diplôme, et ce, pour nos deux cycles", rappelle Myriam Dubois-Monkachi, directrice de la scolarité. "Auparavant, les diplômes devaient tous être signés à la main par le directeur en juin, avant d'être remis aux diplômés en mars de l'année suivant l'obtention de leur diplôme." L'augmentation du nombre d'étudiants a rendu le processus rapidement obsolète...

Pour nos équipes administratives, c'est autant de temps qui est aujourd'hui dévolu à la qualité de service et à l'accompagnement des étudiants.
(M. Dubois-Monkachi)

Ainsi la remise des diplômes sous format numérique uniquement, grâce au coffre-fort personnalisé, a permis de raccourcir les délais de délivrance. "Avant, il fallait trois semaines complètes pour éditer tous les diplômes, se souvient Myriam Dubois Monkachi. Pour nos équipes administratives, c'est autant de temps qui est aujourd'hui dévolu à la qualité de service et à l'accompagnement des étudiants."

Cette volonté d'allègement administratif rejoint l'un des arguments le plus souvent avancés par les écoles proposant une solution numérique : le gain de temps, pour les étudiants comme pour les personnels  ! "Il se passe entre deux à trois mois entre le passage devant le jury et la remise des diplômes. Le coffre-fort numérique permet de délivrer des attestations très rapidement, pour les jeunes diplômés qui cherchent du travail dans cet intervalle", pointe Vincent Thromat, responsable du département informatique de l'ESCP Europe, qui a choisi la sécurisation numérique pour les attestations de diplôme du programme grande école.

Un meilleur suivi des alumni

Autre effet notable de la solution numérique pour les établissements, un contrôle accru des documents délivrés. "Nous gagnons en fiabilité, nous sommes obligés d'être plus rigoureux, car une fois que le diplômé a pris possession de son coffre-fort, l'établissement ne peut rien rectifier", note Jean-Paul Ramond. "Nous ne pouvons pas nous permettre de faire des erreurs", renchérit Myriam Dubois-Monkachi.

Enfin, certains établissements ne cachent pas l'intérêt de la sécurisation numérique pour la traçabilité de leurs alumni. "Pour garder l'accès à la plate-forme, les diplômés sont obligés de renseigner et d'actualiser leur adresse mail", indique Vincent Thromat. Cela nous permet de garder contact avec eux, et facilite notamment l'étude premier emploi." Même argument avancé aux Mines Albi, qui compte sécuriser son diplôme d'ingénieur de façon rétroactive, en remontant jusqu'à la promo 1994, la toute première de l'école. "Cela prendra du temps, mais nous offrirons ainsi le même service à tous nos anciens et aurons une meilleure visibilité pour les années à venir", ajoute Jean-Paul Ramond.

La pérennisation en question

Reste à savoir dans quelle mesure cette sécurisation numérique pourrait se généraliser. Car le papier existe encore, même dans des établissements ayant recours à des solutions numériques. Pour une raison simple : la signature du recteur d'académie assure la validité des diplômes et celle-ci n'est pas (encore) numérique.

"Nos diplômes doivent être signés par le recteur d'académie, le directeur de l'école et le directeur académique, détaille Vincent Thromat. C'est la raison pour laquelle le document déposé dans le coffre-fort est une attestation de diplôme." Cette dernière ne remplace donc pas le diplôme officiel de l'école, toujours remis en main propre. "De fait, tous nos diplômes sont concernés à la fois par le numérique et le papier", indique Olivier Epinette, directeur adjoint et directeur des formations et de la pédagogie de Télécom École de management. De quoi soulever la question du gain de temps pour les équipes, qui supervisent, dans certains cas, l'édition du document papier et la création des attestations numériques...

Au rang des bémols, le risque de faillite des prestataires choisis pour la sécurisation numérique. "La pérennité de la sécurisation est une question qui reste posée", concède Bertrand Bonte, directeur des formations de l'Institut Mines-Télécom, qui réfléchit à étendre à tous ses établissements le principe de sécurisation numérique, qui se limite pour le moment aux attestations de suivi des Mooc et aux deux écoles précitées. "Le contrat avec CV Trust implique une récupération par l'école des données en cas de faillite et assure un stockage des données en Europe. Ce à quoi nous tenions", tempère Olivier Epinette.

diplome.gouv.fr, l'initiative gouvernementale qui se fait attendre
Annoncée en janvier 2016 par le précédent gouvernement, la plate-forme publique diplome.gouv.fr, ayant pour objectif de fournir une attestation numérique à tous les détenteurs d'un diplôme de l'enseignement secondaire ou supérieur, n'a toujours pas ouvert. Prévue pour janvier 2017, puis repoussée au second semestre 2017, la mise en ligne du service tarde encore. Un retard restant inexpliqué pour le ministère de l'Enseignement supérieur, contacté par EducPros.

Un retard qui pousse certains acteurs à prendre les devants. L'académie de Versailles serait ainsi prête à expérimenter, pour le baccalauréat 2018, un système d'attestations sécurisées numériquement.

Catherine de Coppet  |  Publié le

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