1. Les événements festifs : les obligations !

Les événements festifs : les obligations !

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L’animation et la convivialité sont deux domaines où les associations étudiantes brillent. Soirées, concerts, voyages… toutes ces manifestations sont des moments privilégiés de la vie de l’association. Mais avant d’organiser quoi que ce soit, il est bon de faire le point sur la réglementation générale et les réglementations spéciales.


La SACEM


La SACEM est la Société des auteurs, compositeurs, et éditeurs de musique. Elle a été fondée en 1851. C’est une société qui gère et perçoit les droits des auteurs de variétés. Cela s’applique aussi bien à un concert, un spectacle en public, à la radio ou à la télévision. Ces droits valent par ailleurs pour la fixation sur un support sonore ou audiovisuel de l’œuvre, par exemple un CD, une cassette ou une vidéo. Il est obligatoire de régler ses droits SACEM. Ces droits d’auteur concernent tous les types de diffusion musicale : musique vivante (concerts, orchestres, musiciens…) ou musique enregistrée (sur tout support : CD, disques, cassettes, vidéos).

Quelles sont les démarches à effectuer auprès de la SACEM ?
Pour pouvoir diffuser de la musique, vous devez obligatoirement.
1.) Demander l’autorisation à l’auteur ou à son représentant. Cela se traduit par une déclaration de la manifestation, au moins quinze jours à l’avance, auprès de la délégation régionale de la SACEM (www.sacem.org).
2.) Elle vous délivre un contrat général de représentation. Vous devrez préciser sur ce dernier, divers renseignements : superficie de la salle, concert ou musique enregistrée, tarifs (entrées, consommations…).
3.) Dans les dix jours suivant la représentation, vous devrez renvoyer un état des recettes et des dépenses correctement rempli, accompagné d’un listing des œuvres diffusées.
4.) Vous recevrez ensuite une note de débit avec le montant des droits d’auteur que vous devrez régler.
Dans tous les cas, il faut savoir qu’il incombe à l’organisateur de la soirée d’effectuer les démarches et de régler les droits d’auteur. Attention : si vous vous « dispensez » de toute autorisation auprès de la SACEM, le tarif qui vous sera appliqué sera majoré de 20 % !
La SACEM et la FAGE (association agréée jeunesse et éducation populaire) ont signé une convention qui prévoit une réduction des droits de 12,5 % sur les sommes que l’association doit à la SACEM. Pour bénéficier de cette réduction, contactez la FAGE au 01.40.33.70.70 et demandez votre certificat d’adhésion ainsi que votre numéro d’inscrit, avant l’envoi de votre déclaration.

Comment sont calculés les droits SACEM ?
Le mode de calcul de la redevance est indépendant de l’origine, du genre des œuvres, de leur nombre ou de leur durée. Comme le prévoit le Code de la propriété intellectuelle (Art. L. 131-4), les droits d’auteur sont proportionnels aux recettes (entrées, restauration, consommations…) et aux dépenses. En aucun cas la rémunération des auteurs n’est déterminée en fonction du bénéfice. Dans tous les cas, il faut savoir que le montant des droits d’auteur ne peut être inférieur à une redevance de base de 44,80 euros HT pour le tarif général (et de 35,84 euros HT avec le partenariat SACEM/FAGE) pour la musique vivante, et de 56,00 euros HT pour le tarif général (et de 44,80 euros HT avec le partenariat SACEM/FAGE) pour la musique enregistrée.
Pour obtenir le montant TTC, il faut rajouter la TVA au taux réduit (5.5 %), ainsi que la Sécurité sociale des artistes (1 %). Vous devez donc multiplier le montant HT par 1,066.
S’il s’agit d’un événement déficitaire, le calcul sera effectué sur la base des dépenses engagées. Pour l’utilisation de disques ou cassettes, s’ajoutent aux droits d’auteur les droits voisins. Ils sont destinés aux musiciens, artistes-interprètes et producteurs de disques qui réalisent les enregistrements : il s’agit de la rémunération équitable. Elle est gérée par la Société pour la perception de la rémunération équitable (SPRE) qui a chargé la SACEM de la percevoir. Le montant minimal de ces droits est de 27,45 euros HT.


Assurer votre événement


La notion d’assurance est liée à la notion de responsabilité. Une association est responsable des dommages qu’elle cause dans le cadre de ses activités : cette responsabilité peut être engagée sur le plan pénal ou civil. Même si vous avez déjà prévu une assurance pour votre association, couvrant votre responsabilité civile, le contrat ne couvre peut-être pas la soirée. Donc, il est important de se poser la question de l’assurance pour chacun de vos événements, comme une soirée.

Assurer vos projets avec la FAGE
Depuis 2003, la FAGE en partenariat avec LIGAP, a mis en place une assurance « Responsabilité civile et protection juridique » dont voici quelques-unes des garanties (voir conditions et détails auprès de la FAGE) :
• organisations de soirées étudiantes, gala, séminaire, voyage au ski, réunion de bureau ou nationales… ;
• location d’une salle, d’un chapiteau et du matériel à l’intérieur ;
• les membres du bureau et les bénévoles sont couverts dans le cadre des activités de l’association ;
• prise en charge pour le risque responsabilité civile de tous les participants sans limitation de nombre ;
• assistance juridique en cas de non respect de contrat avec un partenaire.
Cette assurance coûte 25 euros pour les associations adhérentes à la FAGE et 30 euros pour les non adhérentes (voir conditions auprès de la FAGE).
Renseignements à la FAGE : servicejuridique@fage.asso.fr ou au 01.40.33.70.70.


Gérer la sécurité pour la soirée ?


Les questions de sécurité sont particulièrement cruciales lorsque vous organisez votre soirée dans une salle louée. Cependant, organiser une soirée en discothèque ne vous dégage pas de toutes obligations. En effet, en cas de problème (bagarre, vol au vestiaire, dégradations…) vous pourrez être considérés comme responsable.

Quelles sont vos obligations pour la sécurité des biens et des personnes ?
Dans le cas d’une soirée en salle, il convient de prévoir le pire et de respecter toutes les formalités utiles. La capacité de la salle doit être indiquée sur la convention signée avec le loueur, vous ne pouvez pas la dépasser. Vérifiez les issues de secours, le vestiaire et faites un état des lieux à l’entrée et à la sortie pour éviter les mauvaises surprises.

Dégâts. Lors des soirées étudiantes, des dégâts peuvent être causés par les participants sur le matériel. Attention aux banderoles inflammables, aux lumières ou à la sonorisation mal fixées et qui peuvent tomber, aux débris de verre ou de bouteille, à l’agencement du vestiaire.
Concernant les bagarres, les problèmes éclatent souvent dans la file d’attente à l’entrée de la soirée. Il faut donc prévoir un système pour accélérer le flux de personnes (agrandissez les caisses à l’entrée et les vestiaires). Des bagarres peuvent avoir lieu aussi dans les WC et les parkings et là encore vous pouvez être tenus pour responsables pour les dégradations et le bruit causé à l’extérieur.
Planifiez donc un passage régulier des agents de sécurité. Sachez qu’en cas de vol de vêtement ou de sac confié au vestiaire, l’association est responsable et devra rembourser le préjudice matériel.

Le lieu dans lequel votre soirée va se dérouler doit être muni de sorties de secours, ouvrables de l’intérieur, non condamnées. Vérifiez donc que ce soit le cas avec le gérant de l’établissement. En cas d’incendie, des extincteurs doivent être disponibles dans la salle, et à l’extérieur.

En cas d’accidents après la soirée, votre responsabilité peut être engagée (conduite en état d’ivresse, stationnement gênant). Il faut donc multiplier les éléments prouvant que vous avez bien rempli vos obligations de sécurité : stand alcootest et prévention des risques de l’alcool, point de secours avec des pompiers, Croix-Rouge ou Protection civile, organismes agréés pour effectuer une sensibilisation à la sécurité routière.

Une équipe de bénévoles peut-elle assurer la sécurité de la soirée ?
Faire jouer aux membres de votre association le rôle de « videurs » est plutôt risqué. Certes vous ferez une économie budgétaire, en revanche au moindre problème, vos responsables étudiants ne sont pas forcément compétents. Dans ce cas, mieux vaudra avoir contracté une assurance en béton ! Donc, il est plus sage de faire appel aux services d’une société de sécurité professionnelle. Ils pourront assurer la sécurité à l’intérieur et à l’extérieur de la salle. Dans ce milieu les prestataires sont nombreux. Faites jouer la concurrence ou demandez conseil à une autre asso plus expérimentée. Mais attention, les avis restent subjectifs. Vérifiez que la société que vous employez dispose d’une assurance professionnelle. Une équipe de bénévoles peut accompagner les agents de sécurité à l’entrée et peut assurer la sécurité lors de la distribution de cadeaux, gérer le vestiaire et la caisse.

Quel type d’assurance faut-il pour ma soirée ?
Vous pouvez avoir un contrat d’assurance « responsabilité civile organisateur » qui couvrira vos soirées et autres projets de l’association, les bénévoles organisateurs, les membres de l’association et tous les participants. Chaque risque est garanti jusqu’à une certaine hauteur. Plus généralement, votre contrat d’assurance doit préciser tous les risques garantis (intégrité physique des participants et des organisateurs, sécurité des biens déposés) et, pour une soirée spécifique : la capacité de la salle, le nombre maximum de participants, l’ensemble des clauses d’exclusion.


Ouvrir un débit de boisson temporaire

Il est important de savoir qu’il existe une réglementation en matière d’ouverture de débits de boissons, et que tout n’est pas permis. Lors d’une soirée étudiante, la mise en place de bars participe à la réussite de l’événement. Les étudiants viennent avant tout pour se divertir, danser, rencontrer d’autres personnes. Les boissons alcoolisées constituent alors un élément de convivialité, à condition bien sûr qu’elles soient consommées avec modération.

Ouvrir un bar juste pour une soirée
Par exception à la réglementation générale, le Code des débits de boissons prévoit une disposition facilitant l’ouverture des débits temporaires à l’occasion de foires, ventes ou fêtes publiques (soirées étudiantes) pour les personnes et les associations. Mais les boissons vendues ici sont limitées aux deux premiers groupes de la classification des boissons (vins, bières, cidres).

Les boissons sont réparties en cinq groupes :
• Groupe 1 : boissons sans alcool, eaux minérales ou gazéifiées, jus de fruit ou de légumes non fermentés, limonades, sirops, infusions, chocolats, chocolats, thés, cafés.
• Groupe 2 : boissons fermentées non distillées : vins, bières y compris les panachés, cidres, poirés, hydromel, vins doux naturels soumis au régime fiscal des vins, crème de cassis, jus de fruit ou de légumes fermentés comportant 1 à 3 % d’alcool.
• Groupe 3 : autres vins doux naturels, vins de liqueur, apéritifs à base de vin, liqueur ne titrant pas plus de 18 % d’alcool pur.
• Groupe 4 : rhums, alcools de vin ne comportant aucune addition d’essence, cidres ou fruits et ne supportant aucune addition d’essence.
• Groupe 5 : toutes les autres boissons alcooliques

À partir de cette classification, les débits sont eux-mêmes répartis en 4 catégories :
• 1re catégorie : débits autorisés à vendre des boissons du groupe 1.
• 2e catégorie : débits autorisés à vendre des boissons des groupes 1 et 2.
• 3e catégorie : débits autorisés à vendre des boissons des groupes 1,2 et 3.
• 4e catégorie : débits autorisés à vendre des boissons des 5 groupes.

Quelles sont les démarches pour ouvrir un débit de boissons ?
Les débits de boissons temporaires dépendent de la mairie ou de la préfecture de police pour les grandes villes. C’est donc à un de ces deux organismes que vous allez faire parvenir une demande d’ouverture de buvette L’association est tenue de faire, quinze jours au moins à l’avance et par écrit, une déclaration indiquant :
• le nom et l’adresse de l’association organisatrice ;
• le lieu prévu ;
• ainsi que la date de la manifestation.

Une réponse vous sera alors adressée, positive ou non. En cas de réponse positive, un récépissé est immédiatement remis aux organisateurs que vous pourrez présenter lors de tout contrôle.
Le nombre d’ouvertures de débits de boisson temporaires est limité à cinq autorisations annuelles pour chaque association (article 18 de la loi de Finances 2001).
Les taxes afférentes à l’ouverture d’un tel débit de boissons sont les droits de licence annuels et fixés par le code général des impôts. Il faut aussi savoir que les recettes provenant de l’exploitation des buvettes pour six manifestations choisies dans l’année, ne sont pas assujetties à la TVA pour les associations loi 1901.

Est-ce que je peux servir du whisky ou de la vodka avec ma licence II ?
Dans tous les cas, vous ne pouvez vendre que des boissons des deux premières catégories (catégorie 1 et 2). Whisky, vodka, rhum et autres alcools forts font partis des 4e ou 5e catégories pour lesquelles une licence IV est nécessaire. L’amende pour le non-respect de ce principe est de 4 000 euros.

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