Le renouvellement du bureau et la passation

Bientôt l’assemblée générale et il faut organiser une nouvelle équipe. Vous pensiez partir comme ça, sans dire au revoir ? Et bien non, votre mission n’est pas finie. Il vous faut former la nouvelle équipe, assurer la transition capitale à la survie de l’association, transmettre aux futurs responsables votre expérience. Plutôt que la formation sur le tas, il est préférable d’anticiper largement en amont le renouvellement du bureau et la passation.

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Le « recrutement » de nouveaux membres

Toute l’année, vous avez sûrement cherché à intégrer de nouveaux membres au sein de votre association. C’est indispensable pour en assurer sa pérennité. En effet, même si votre équipe est soudée depuis le début de votre aventure associative, vous devez avoir conscience que la plupart d’entre vous seront amenés un jour à partir vers d’autres destinées… Alors mieux vaut prévoir à temps la relève. Par ailleurs, l’arrivée de nouveaux membres est la preuve que votre association fonctionne bien. Parmi ces petits nouveaux, certains se sont impliqués plus que d’autres, vous avez donc sûrement déjà une idée de ceux qui pourraient être à même de reprendre le flambeau.

Une bonne communication interne quotidienne

Au sein d’une association, il est indispensable que l’information circule. Les responsables se doivent d’informer régulièrement les autres membres des différents projets en cours, des décisions prises et de l’ensemble des événements qui constitue la vie de l’association. Une bonne communication interne sera un atout indéniable lors de la prochaine transition. Plus les membres auront suivi de près la vie de l’association, plus la transition sera naturelle et efficace. Sensibiliser les membres aux missions des élus peut également susciter des vocations. Le degré d’implication s’en ressentira : un membre bien informé sera plus à même de prendre des initiatives et de soumettre ses idées et ses opinions.

À quelle période procéder au renouvellement du bureau ?

Janvier et juin correspondent aussi à des périodes intenses d’examens. Aussi vous faudra-t-il consulter les membres de l’association avant d’organiser l’assemblée qui va élire le nouveau bureau. Le choix de la date des élections est stratégique. Fait contradictoire, le renouvellement du bureau doit être calé sur le rythme de l’association, mais c’est aussi une date qui peut impulser un nouveau rythme. Chaque année, les élections ont lieu à des dates différentes selon le type de l’association et selon le calendrier des projets. Dans certaines associations, il est utile d’effectuer la transition avant les vacances universitaires, pour que la nouvelle équipe soit opérationnelle dès la prochaine rentrée. Évitez toutefois d’organiser les élections au moment des examens, cela va sans dire. C’est aussi au moment du renouvellement du bureau que vous pourrez procéder au repérage des recrues susceptibles de devenir de bons responsables associatifs. À vous de convaincre… Certains ne manifesteront pas forcément leur souhait de se présenter.

Organiser un séminaire d’intégration

Objectif du séminaire : optimiser le passage de témoin entre ancienne et nouvelle équipe. C’est aussi l’occasion de mieux se connaître et de favoriser la bonne intégration des « petits nouveaux ». Vous pourrez faire le point tous ensemble sur le fonctionnement et l’activité de l’association. Profitez-en pour prendre du recul sur les actions menées pendant l’année et sur les projets en cours de réalisation. Faites le tri dans les archives, c’est l’occasion ou jamais. Lors du séminaire, vous commencerez donc par un briefing de présentation de l’association. Au menu : la date de création, les valeurs, l’objet, les principales actions, les relations avec la fac ou l’école, le local, les partenaires, les ressources, la Fédé, les projets en cours… Le but est de présenter les grandes règles de fonctionnement, les statuts, pour que la nouvelle équipe connaisse les points essentiels nécessaires à une bonne prise de fonction. Pour permettre une meilleure intégration de toutes ces connaissances, privilégiez la mise en place d’ateliers thématiques et pratiques.

Les thèmes à aborder en priorité :

• atelier trésorerie ou comment tenir les comptes de l’asso ;
• atelier secrétariat (courrier, archives, formalités administratives) ;
• la recherche de partenaires ;
• les relations avec différentes institutions ;
• monter un projet.

Pour animer les ateliers, la participation d’intervenants est tout aussi importante que la présence des anciens responsables : associatifs de la fédération de la ville, partenaires, autant d’intervenants qui donneront une dimension concrète aux débats. Ce dernier s’avérera être aussi un espace de rencontre entre toutes ces personnes qui seront bientôt amenées à travailler ensemble. Vous pouvez penser également à mettre en place un système de binôme ancien-nouveau afin d’éviter les ruptures dans la vie associative et de faciliter la présentation de la nouvelle équipe aux partenaires et autres interlocuteurs.

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