A la nouvelle direction des études et de la scolarité, comme dans la plupart des services centraux, la priorité a d’abord été de réunir les équipes et les services des trois universités d’origine autour d’une organisation commune. C’est chose faite depuis le 1er janvier. Les trente-cinq personnels qui composent cette direction sont désormais installés dans un même bâtiment de l’ex-université Marc Bloch. Tous ont travaillé à la mise en place de la nouvelle offre de formation de l’UdS construite autour de quatre pôles : lettres et langues, sciences humaines et sociales, droit, économie et gestion et sciences et techniques et santé.
Une nouvelle offre de formation
« Cette première étape est achevée, explique Marie-José Sudres, la nouvelle directrice des études et de la scolarité. Nous avons aujourd’hui une offre de formations composée de 150 diplômes en cours d’habilitation pour la rentrée prochaine, dont une quinzaine de nouveaux cursus pluridisciplinaires. » Pour faire vivre concrètement ces formations, il reste aujourd’hui à informer les étudiants, notamment via le nouveau site de l’UdS qui sera ouvert le 5 février prochain. Et surtout le plus gros chantier concerne les bases informatiques des trois universités d’origine qui n’ont pas encore fusionné.
Harmonisation du système administratif
« Nous devons rapatrier toutes les données concernant les étudiants sur un nouveau système commun, ce qui représente un enjeu informatique très important pour que tout fonctionne à la rentrée prochaine », souligne Marie-José Sudres. Autant dire qu’il n’y aura pas de droit à l’erreur pour les informaticiens. Du côté de la scolarité, c’est à dire l’accueil des étudiants, les inscriptions, les emplois du temps ou encore l’organisation des examens, le chantier n’est pas moins vaste mais la pression n’est pas aussi forte. Car le choix a été fait de reculer l’échéance pour harmoniser des pratiques qui étaient très diverses.
L’ex-université Marc Bloch avait en effet un système administratif très centralisé tandis que les deux autres universités avaient décentralisé les questions administratives au niveau de chaque UFR. « Nous n’avons pas encore arrêté un modèle unique et nous prenons en fait le temps de la réflexion, note avec prudence la directrice des études et de la scolarité. Mais étant donnée la taille de l’UdS, il n’est pas question de centraliser l’administratif, ni à l’inverse de traiter tout au niveau des UFR. » Seule certitude : à la rentrée 2009, voire même 2010, les systèmes qui prévalaient selon l’université d’origine resteront en vigueur pour chaque spécialité.
Le service commun de documentation : un contre-exemple
Au service commun de la documentation (SCD) de l’UdS, la fusion est déjà de l’histoire ancienne. Ou presque… Car voilà deux ans – depuis le 1er janvier 2007 – que les trois services de documentation regroupant les 32 bibliothèques des universités de Strasbourg ont été réunis. Cela devait être un modèle à suivre pour les autres directions de l’UdS. Cela a plutôt servi de contre-exemple. Manque de concertations, mécontentements des personnels et couacs budgétaires ont émaillé ce processus.
« Le fait de fusionner avant les autres a rendu la procédure plus compliquée d’autant que les règles sociales sur les horaires, congés, etc. applicables aux 150 membres du personnel étaient très différentes entre les trois universités », souligne Catherine Forestier, la directrice du nouveau service commun de la documentation qui a été nommée en septembre dernier. Aujourd’hui, les questions liées aux statuts semblent en voie d’être réglées.
Fusion des systèmes de gestion et de prêts des livres
Reste pour le SCD un chantier conséquent à mener d’ici quatre ans : la fusion des trois systèmes de gestion et de prêts des livres qui concernent 1,2 millions de références d’ouvrages, 30 000 lecteurs et plus de 250 000 prêts par an. « Une réflexion est engagée sur l’offre documentaire, explique Catherine Forestier. Il faut tenir compte du fait que les bibliothèques sont très spécialisées, qu’il y a peu de doublons et que les usages de la documentation ne sont pas les mêmes selon les spécialités et les usagers. Par exemple, les étudiants en droit ou en lettres consultent et empruntent beaucoup de documents papier tandis que les doctorants et chercheurs en sciences et médecine utilisent plutôt les milliers de périodiques et bases de données en ligne mis à leur disposition par le SCD. » Par ailleurs, l’enjeu est aussi financier.
Sur un budget d’environ 4,8 millions d’euros, environ 2,3 millions concernent la documentation numérique qui sert surtout aux chercheurs et plus particulièrement aux chercheurs en sciences dures. « Nous sommes garants d’un bon arbitrage budgétaire en fonction des besoins de chacun : des chercheurs qui ont besoin de documentations, des étudiants qui souhaitent un meilleur fonctionnement des bibliothèques… », précise la directrice du service. Le sujet est sensible. A la mesure d’un budget désormais consolidé au sein d’une université unique qui veut jouer la carte de la pluridisciplinarité.
Vers un espace commun d’accueil des étudiants
Enfin, le service d’information et d’insertion professionnelle de l’UdS qui regroupe une trentaine de personnels connaît lui aussi quelques bouleversements. S’il vient d’être baptisé Espace Avenir, en fait il n’existe pas encore concrètement en tant qu’espace commun d’accueil des étudiants. « A terme, nous visons un site unique mais rien n’est encore décidé », note Danielle Haug qui était responsable du service d’information et d’orientation à l’université Louis Pasteur. Côté opérationnel, tout semble se dérouler facilement car les trois services d’origine avaient des organisations très comparables et travaillaient déjà ensemble, par exemple lors des journées d’information et d’orientation des universités.
« Cette fusion est en fait l’occasion de nous réorganiser pour repenser nos modes d’actions auprès des étudiants, » souligne Danielle Haug. Plus question de segmenter les problématiques d’orientation, d’études, de changements de parcours ou encore d’insertion professionnelle. « Pour bien conseiller un étudiant sur son orientation en début de parcours, il faut avoir une visibilité sur ce qui se passe au moment de son insertion, » note l’ex responsable d’un SIOE qui parie plutôt sur une spécialisation des conseillers par secteurs d’activité. Mais là encore rien n’est arrêté. Tout est encore… en travaux.
