« Ce portail fait partie d’une réflexion globale sur la communication. Nous avons fait le constat d’un foisonnement d’informations, que nous devions communiquer aux uns et aux autres. Nous n’arrivions pas à organiser cette information », explique Frédérique Cazajous, secrétaire générale de l'académie de Paris, chargée de l'enseignement scolaire et chef de projet du portail académique .
Quel format choisir pour cette nouvelle vitrine de l’académie parisienne sur le Net ? La réflexion a été longue avant d'aboutir. « Nous avons mis en ligne le portail en mars 2008 mais toute la réflexion sur le contenu et l’outil avait commencé depuis le début de l’année 2007 », reconnaît Savvas Panayiotou, directeur informatique du rectorat de Paris. Pour la création du portail, la « solution JCMS », éditée par la société Jalios, a remporté le gros lot. Ses atouts ? Cette formule comprend le portail, la gestion des contenus et des outils collaboratifs. Tout en un.
Des rubriques métiers pour tous les personnels
En pratique ? Outre les espaces ouverts à tous, comprenant l’ensemble des informations générales de l’académie, des espaces « profilés » liés à chaque métier peuvent être développés. Avec un login et un mot de passe, ces rubriques « Vues métiers », déjà disponibles pour les personnels de direction et les inspecteurs du second degré de l'académie, mettent à disposition des agents toutes les informations sur les carrières, mais aussi de nombreux outils pour travailler dans leur domaine professionnel. « Nous allons le faire pour tous les personnels », annonce Savvas Panayiotou. Plusieurs espaces métiers sont ainsi en cours de développement, pour les enseignants, les services académiques, les secrétaires et les gestionnaires d’établissement.
Uniformiser l’ensemble des sites de l’académie
Les établissements ont-ils disparu de la toile au profit de ce portail ? Pas du tout. 900 sites d’établissements, maîtres de leur contenu, sont hébergés sur ce dernier. Concernant la forme choisie par ces sites, la tendance est à l’harmonisation. « Le rectorat souhaite, à long terme, réunir tout le monde sous le même outil « Jalios », avec seulement deux ou trois modèles différents », explique Savvas Panayiotou. Le rectorat propose ce « squelette commun » à ceux qui le souhaitent. Certains sites d’établissement sont ainsi en phase de test aujourd’hui. Les sites disciplinaires (mathématiques, anglais…) sont également en cours de restructuration sur le « modèle Jalios ».
Des espaces collaboratifs thématiques
Outre ces préoccupations de mise en cohérence, le rectorat s’est fixé l’objectif de mettre en place des espaces collaboratifs transversaux, qui concerneraient toutes les professions. « Nous pourrions par exemple créer un groupe de travail sur un sujet, puis mettre le résultat en ligne sur cet espace », explique le directeur informatique. Ces « espaces thématiques » permettraient surtout d’échanger des documents et des ressources.
Coût sur deux ans : 70 000 euros
Efficace, cet outil multi-fonctions est-il à la portée de toutes les académies ? Durant ces deux années d'élaboration puis de mise en ligne du portail, le rectorat parisien a déboursé plus de 70 000 euros. Cela comprend évidemment le prix de la solution « JCMS », avec une licence qui inclut un nombre très élevé d’utilisateurs, couvrant largement l’académie parisienne, mais aussi la maintenance, l’évolution applicative ainsi qu'une assistance ponctuelle sur la conception en amont du lancement du portail, avec l'entreprise Micropole-Univers Consulting.
Une trentaine d’agents du rectorat mobilisés pour le portail
Concernant la gestion du portail au jour le jour, les personnels internes du rectorat sont mobilisés. « Nous avons mis en place une organisation décentralisée », explique Savvas Panayiotou. Il s’agit maintenant de « responsables d’espace » et de « contributeurs », tous rassemblés sur le portail. Provenant des divers services du rectorat, une trentaine d’agents contribuent ainsi à la mise en ligne, quotidiennement. « Nous avons laissé chaque service s’organiser en interne », expose le directeur informatique.
Utiliser l’outil, mettre en ligne ou encore rédiger pour le web… autant d’actions qui ne vont pas de soi. Plusieurs formations ont eu lieu, sur la contribution à l'outil « Jalios » (avec le service informatique du rectorat) et sur la rédaction web et le « savoir communiquer » (avec la société Micropole et le service communication du rectorat).
Internet intégré au quotidien
Sans grande difficulté, selon la secrétaire générale de l'académie : « globalement, les personnels ont bien adhéré à l’idée ». « Il n’y a pas eu tellement de blocages », ajoute Cécile Coulais, chargée de mission communication Internet. « L’outil ne demande pas de connaissances approfondies, un peu comme un blog », explique-t-elle.
La mission « Internet » fait désormais partie des tâches quotidiennes de ces agents. « La communication est désormais inscrite dans leur lettre de mission », rapporte Cécile Coulais. « Cela fait gagner du temps. En retour, les agents devraient recevoir moins d'appels parce que les informations seront déjà sur le site », estime-t-elle. Une motivation de plus pour diffuser l'information rapidement en ligne.
