1. Au cœur du recrutement : comment se fait la sélection des candidats
Décryptage

Au cœur du recrutement : comment se fait la sélection des candidats

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Les recruteurs commencent par définir le “portrait-robot” du candidat idéal pour le poste à pourvoir. // © Phovoir
Les recruteurs commencent par définir le “portrait-robot” du candidat idéal pour le poste à pourvoir. // © Phovoir

Si votre candidature doit être lisible et précise, c'est parce que les recruteurs chargés de l'analyser manquent souvent de temps ! De la définition du profil recherché au tri des CV, ils mènent une course contre la montre pour boucler l'embauche nécessaire. Les explications de la spécialiste du recrutement Dominique Perez, extraites de son “Guide du CV, de la lettre de motivation et de l'entretien d'embauche”.

Point commun de tous les recruteurs : une tension qui s'exprime d'autant plus fortement en période de crise. Une erreur de recrutement peut même être fatale à une petite société ou à une activité.

Mais la réduction des délais dans tous les domaines de l'entreprise affecte aussi, souvent, le recrutement : “Parfois, on ne donne que quinze jours aux recruteurs pour identifier et recruter un candidat. Ils doivent souvent trouver le mouton à cinq pattes mais dans un cadre de plus en plus contraint”, estime Laurent Rignault, dirigeant du cabinet de conseil en marketing et communication digitale Expert is Me, qui conseille tout à la fois des entreprises et des demandeurs d'emploi. Au mieux, un recruteur passera quelques minutes sur un CV. Quand certaines compétences obligatoires pour le poste n'apparaissent pas, ce ne sont parfois que quelques secondes, avant la poubelle…

Étape 1 : définir les besoins du poste

La fiche de poste est la bible du recruteur, sa référence pour déterminer le profil du candidat. Elle est réalisée par les ressources humaines, en collaboration avec les opérationnels et les chefs de service de l'entreprise. Elle sert de base pour la rédaction de l'offre d'emploi et est mobilisée lors des entretiens. Elle est également transmise au cabinet de recrutement quand celui-ci intervient dans la recherche du candidat.

Sa qualité, la précision des informations peuvent beaucoup varier d'une entreprise et d'un poste à l'autre. Mais c'est la confrontation entre cette fiche et les CV et lettres de motivation qui va provoquer ou non la rencontre et susciter des questions lors de la phase de qualification du candidat ou de l'entretien d'embauche. Le candidat, s'il passe par un cabinet, peut en avoir un exemplaire (ou un extrait) pour préparer le premier entretien. Il peut aussi la consulter juste avant un entretien.

Que contient une fiche de poste ?

Tous les éléments nécessaires à la détermination du profil et des compétences du futur salarié. Tous ces éléments factuels sont complétés par les qualités exigées du candidat.

1/ Le poste :
– Historique : s'agit-il de remplacer un salarié, de créer un nouveau poste ?
– Environnement : de quelle direction le poste dépend-il, à quel service est-il rattaché, quelles relations internes et externes le salarié devra-t-il avoir, quels seront les profils de ses collaborateurs ?
– Missions principales : elles sont le plus souvent exprimées avec des verbes : mettre en place la politique d'achat de l'entreprise, contribuer à l'application de la démarche qualité, etc.
– Missions secondaires (ou annexes, ou ponctuelles) : participer à des réunions clientèle, etc.
– Localisation géographique : lieu de travail ou mobilité éventuelle.

2/ Le candidat :
– Formation (niveau, nature des diplômes) avec spécialisations éventuelles.
– Expérience détaillée (par exemple, “quatre ans comme responsable des achats dans la grande distribution”)… ou laissant plus de latitude (“deux ans au minimum dans un environnement PMI”).
– Connaissances indispensables : maîtrise d'une langue étrangère obligatoire, par exemple.
– Connaissances souhaitées/complémentaires : autant d'éléments qui seraient un “plus” pour la candidature (langue supplémentaire, expérience de la gestion de projet, etc.).
– Caractéristiques personnelles : nationalité (pour certains domaines d'activité), permis, localisation géographique…
– Qualités requises : capacité à travailler en équipe, à manager, rigueur, etc.

Un exemple de profil de poste détaillé

Voici un exemple de profil de poste utilisé pour rédiger une offre d'emploi. Il s'agit là d'un candidat “idéal”. Les recruteurs peuvent ensuite transiger sur certains éléments, par exemple le nombre d'années d'expérience (en plus ou en moins), la connaissance précise du champ d'activité et du secteur géographique. Un candidat qui ne posséderait pas tous les critères de ce profil “parfait” pourrait donc malgré tout tenter sa chance.

1/Profil du poste :
Titre de la fonction : ingénieur commercial.
Supérieur hiérarchique : directeur commercial.
Localisation : Toulouse.
Statut : cadre.
Missions :
• animer et encadrer 40 commerciaux, à Toulouse et en Haute-Garonne (chiffre d'affaires généré : 30 millions d'euros) ;
• définir et mettre en place une stratégie commerciale, identifier de nouvelles opportunités d'affaires au travers de nouveaux partenariats, par l'intermédiaire d'entreprises déjà partenaires ou en démarchant directement de nouvelles entreprises ;
• proposer des plans d'action pour développer les contacts prospects ;
• développer et implémenter les stratégies de vente pour les prospects, entretenir des relations permanentes avec les autres services (marketing, finance…) ;
• analyser les commandes et effectuer des tableaux prévisionnels ;
• gérer le suivi et signer les contrats ;
• réaliser un reporting mensuel ;
• représenter l'entreprise auprès des clients ;
• se montrer ouvert et attentif au sein de la société et auprès de ses collègues.
Rémunération :
• 99 k€ à 122 k€ (dont 30 % de variable, dont prime) ;
• programme "Corporate" d'achats d'action ;
• voiture de fonction.

2/Profil du candidat :
Formation : bac+5 minimum, anglais courant.
Expérience : cinq à sept ans dans la vente et l'encadrement de commerciaux. Connaissance du secteur concerné préférable.
Compétences : Le candidat devra justifier de compétences liées à cette expérience : expérience de la négociation, aptitudes à négocier avec des interlocuteurs de haut niveau dans l'entreprise, vision globale de la problématique de l'entreprise, de ses enjeux, capacités à manager une équipe.
Personnalité : Le candidat devra avoir des traits de personnalité nécessaires à l'exercice d'une fonction dans notre entreprise : esprit d'équipe, engagement, rigueur, respect des collaborateurs.
Qualités personnelles.
• Sur le plan intellectuel : esprit de synthèse, aptitudes à conceptualiser, curiosité intellectuelle, sens de l'analyse, capacité à prendre du recul.
• Sur le plan relationnel : aisance, sens de l'écoute, goût de convaincre, adaptation du discours à des interlocuteurs divers, souplesse, capacité à établir un climat de confiance, esprit d'équipe.
• Sur le plan de la motivation : dynamisme, goût de la relation client et du challenge, sens du service, désir de progresser dans l'entreprise, volonté d'adhérer au projet de l'entreprise.

Étape 2 : chercher des candidats

À partir de cette fiche de poste et du profil associé, le recruteur va se mettre en quête des candidats. Pour ce faire, il peut décider de publier une offre d'emploi, de manière classique, sur les job-boards (plates-formes spécialisées dans la recherche d'emploi), les sites d'entreprises, etc., ou/et chercher lui-même des profils correspondants sur Internet. Il faut savoir, toutefois, que l'annonce publiée doit exclure les mentions d'âge, de sexe (c'est pourquoi on lit H/F sur les offres d'emploi) et d'origine.

Internet, un outil devenu indispensable

CVthèques, job-boards, réseaux sociaux : les sources d'identification de votre profil se multiplient. L'utilisation des moteurs de recherche est parfois très basique : “Google se perfectionne constamment, constate un chargé de recrutement. Et c'est bien souvent la première méthode utilisée par les recruteurs pour identifier des candidats. Les mieux référencés auront d'autant plus de chances d'être repérés.”

L'amoncellement de CV papier sur les bureaux des recruteurs n'est, pour beaucoup d'entreprises et de cabinets de recrutement, plus qu'un lointain souvenir. Aujourd'hui, votre candidature est le plus souvent classée, archivée, suivie… ce qui permet aux entreprises de gagner du temps.

Ainsi, quand vous candidatez directement sur un site d'entreprise, vous répondez à une offre d'emploi ou de stage qui sera traitée très rapidement : une première réponse automatique vous parvient, indiquant la bonne réception de votre candidature, puis, dans un délai plus ou moins long, vous recevez des nouvelles de la suite du processus. “Nous organisons une première sélection des candidats stagiaires (pour leur stage d'études final, considéré comme un pré-recrutement) sur trois critères : la formation, les stages déjà effectués et la maîtrise de l'anglais, indispensable pour nous, témoigne par exemple Géraldine Raynaud, responsable de recrutement du cabinet juridique Norton Rose. Ensuite, si le CV répond à ces exigences, il est envoyé au département qui recrute des stagiaires dans le domaine de spécialisation concerné : fiscalité, TVA…”

Un candidat peut ainsi attendre quinze jours à trois semaines, le temps que les opérationnels aient à leur tour décidé ou non de retenir sa candidature et de le recevoir en entretien. Mais même si vous n'obtenez pas une réponse favorable, votre CV peut rester archivé et réapparaître en fonction des besoins des entreprises. Les mots-clés que le recruteur utilise pour sa recherche dans la base de données sont spécifiques à chaque poste, avec notamment le nom précis du métier : ingénieur commercial, chargé de marketing… Il peut y adjoindre des mots-clés plus spécifiques. Par exemple, il peut rechercher un géomètre expert, mais spécialisé dans le diagnostic énergétique : il va alors taper "géomètre DPE" (diagnostic performance énergétique). D'où l'importance, pour que le besoin exprimé par un recruteur et l'offre de service proposée par un candidat se rejoignent, de bien choisir les mots-clés qui apparaissent sur son CV.

Ces mots-clés sont également utiles pour que votre candidature soit bien “rangée” : “Quand nous recevons un CV par mail, nous utilisons une base de données qui permet automatiquement de le classer dans les bonnes rubriques en repérant les mots-clés, explique un chasseur de têtes. Il existe un lien direct entre la messagerie et cette base de données, qui les identifie immédiatement.”

Étape 3 : sélectionner des candidatures

À la lecture des CV et lettres de motivation, les premières questions du recruteur vont apparaître. Il peut vous les poser immédiatement par téléphone ou attendre l'entretien. Si une candidature est trop éloignée par rapport à la fiche de poste, elle risque d'être mise d'emblée de côté. Les autres sont en général triées dans deux piles : l'une est composée des CV correspondants à la demande – les candidats sont alors convoqués directement ou joints par téléphone ou par mail pour une validation de certains points –, l'autre regroupe des CV ne correspondant pas exactement aux critères mais dont les candidats intéressent les recruteurs pour une raison ou une autre (comme un autre poste potentiel à proposer).

Comment le recruteur fait-il son choix ?

Ce matin-là, ce responsable de recrutement d'une banque parisienne est de retour d'un forum en province. Il a deux piles de CV sur une table, reçus par Internet et imprimés. Nous lui demandons de faire le tri. “Je vous préviens, cela semble un peu cruel parfois, trop expéditif.” Il s'empare de la première pile : il regarde uniquement le CV dans un premier temps. “Si je m'écoutais, je commencerais par consulter la rubrique des activités extra-scolaires. Mais je me contrains à regarder d'abord la formation, puis les stages. Je lis ensuite la lettre de motivation, en diagonale, mais seulement si le CV m'intéresse.”

• Première candidature : une jeune femme postule pour préparer un BTS négociation et relation clients en alternance. “Nous avons passé une offre pour accueillir des jeunes en alternance, mais il ne s'agissait pas de ce diplôme”, déplore-t-il. Le CV est mis de côté.

• Deuxième candidature : “On ne sait pas ce que veut ce candidat… Un stage ou un job ? La formation ne correspond à aucune de nos propositions d'emploi, il est en première année de licence.” Ce sera une fin de non-recevoir.

• Troisième candidature : un informaticien qui présente son CV sur deux pages. “Ce n'est pas grave, de toute façon je le transmets à mon collègue chargé du recrutement des informaticiens.”

• Quatrième candidature : il s'agit (enfin ?) d'une jeune diplômée d'un master en gestion de patrimoine, qui a déjà effectué un stage dans ce domaine : elle va aller directement dans la “bonne pile”, celle dans laquelle le recruteur va puiser pour convoquer les candidats à un entretien.

En quelques minutes, le sort en est jeté, les CV sont classés : une pile “sans intérêt”, une pile “à transmettre aux collègues”, une pile “à regarder de près”. Il ne reste “plus” qu'à ouvrir la boîte aux lettres électronique pour imprimer les nouveaux CV, trier de nouvelles candidatures et prendre rendez-vous avec les candidats sélectionnés.

Quand il s'est assuré que les candidatures correspondent au poste proposé, selon les critères objectifs qu'il a définis, le recruteur analyse plus précisément le CV et note les questions de base qu'il va pouvoir poser au candidat à partir de ce document ou qu'il va pouvoir vérifier par l'intermédiaire d'Internet.

POUR ALLER PLUS LOIN
À découvrir aux Éditions de l'Etudiant :
Le Guide du CV, de la lettre de motivation et de l'entretien d'embauche”,
par Dominique Perez, spécialiste du recrutement.

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