Mémoire, rapport de stage : je maîtrise le traitement de texte

Par Myriam Greuter , publié le 21 May 2013
14 min

Il ne s’agit pas ici de recenser et d’expliquer toutes les fonctions du traitement de texte, mais simplement de vous faire partager des conseils et fonctions de base vraiment utiles pour rédiger un rapport de stage ou un mémoire. Extraits de Bien rédiger son mémoire ou son rapport de stage, de Myriam Greuter, publié aux éditions l’Etudiant.

Rédiger mémoire rapport stageLes explications qui suivent ont été conçues pour le traitement de texte Word (version 2007), qui est le plus répandu. À côté, entre parenthèses, vous trouverez la commande correspondante pour Word version Mac.


Des précisions utiles

« Ctrl » signifie « contrôle », c'est-à-dire la touche située en bas à gauche du clavier ; « Maj. » désigne la touche « Majuscule » (la flèche blanche située au-dessus de la touche contrôle) ; « Ctrl + V » signifie par exemple qu'il faut appuyer d'abord sur la touche contrôle, la maintenir enfoncée, puis appuyer sur la touche V. Sur PC, « Alt, T, D, O » signifie en revanche qu'on doit appuyer successivement sur les quatre touches sans qu'il soit nécessaire de les maintenir enfoncées (mais sans traîner quand même !).

Depuis la version 2007, l'interface du logiciel Word a évolué. Les menus déroulants ont été remplacés par des onglets (Accueil, Insertion, Mise en page, Références, Publipostage, Révision et Affichage). En cliquant sur ces onglets, vous modifierez le contenu du « ruban », espace horizontal dans lequel se trouve la majorité des fonctionnalités, rassemblées par « groupes ».

Dans le coin en haut à gauche, le « bouton Office » remplace l'ancien menu Fichier : il sert à accéder aux fonctions de base (ouvrir un document, enregistrer, imprimer...). Une barre d'outils à accès rapide placée aussi en haut à gauche présente quant à elle les fonctions principales sous forme d'icônes.


Super Souris contre Terrific Clavier

Dans Word, il existe en général trois manières d'effectuer la même opération : soit se servir de la souris pour sélectionner la fonction via le bouton Office ou l'onglet approprié, soit cliquer sur l'icône correspondante dans la barre d'outils à accès rapide, soit se servir des raccourcis du clavier.

Pour lancer une impression standard, on peut choisir entre trois possibilités : avec la souris, cliquez sur l'icône dans la barre d'outils à accès rapide ou sur le bouton Office pour accéder à la fonction dans le menu déroulant, ou avec le clavier, tapez le raccourci « Ctrl + P ». C'est indéniablement ce dernier choix qui est le plus rapide.

En général, les raccourcis clavier sont toujours plus rapides que la souris, ne serait-ce que parce que lorsque l'on tape du texte, on a précisément les mains sur le clavier, et pas sur la souris. Un conseil : munissez-vous d'un bristol, sur lequel vous noterez les raccourcis et que vous placerez sur votre bureau.


Les raccourcis qu'on ne présente plus

Ctrl (pomme) + N = créer un nouveau document

Ctrl (pomme) + O = ouvrir un document

Ctrl (pomme) + G = caractères gras

Ctrl (pomme) + I = italique

Ctrl (pomme) + U = souligné

Ctrl (pomme) + X = couper

Ctrl (pomme) + C = copier

Ctrl (pomme) + V = coller

Ctrl (pomme) + W = fermer

Ctrl (pomme) + Q = quitter


Les fonctions principales


Annuler

Parce qu'il faut d'abord envisager le pire, en cas d'erreur, vous pouvez utiliser la fonction magique « annuler » : son raccourci est « Ctrl + Z » (« pomme + Z »). Il existe également une icône annuler dans la barre d'outils à accès rapide : c'est une flèche courbe dirigée vers la gauche. Vous pouvez annuler plusieurs centaines d'opérations parmi les dernières effectuées. Juste pour rire, cliquez sur le petit triangle situé à droite de l'icône annuler et déroulez la liste des 600 dernières opérations effectuées.

Rétablir

Cette commande est la sœur de la fonction « annuler ». En cas de remords, elle offre la possibilité d'annuler « annuler ». En clair : vous avez par exemple tapé un mot en gras, puis vous avez annulé cette opération. Vous décidez de remettre finalement le mot en gras : pour cela, vous pouvez utiliser la commande rétablir, dont le raccourci est « Ctrl + Y » (pomme + Y). L'icône Rétablir, placée dans la barre d'outils à accès rapide est une flèche courbe dirigée, cette fois-ci, vers la droite.

Aide

Appuyez sur la touche F1 (ou la touche « Aide » sur Mac) ou cliquez sur le point d'interrogation situé en haut à droite de la page. Vous verrez apparaître l'index d'aide de Word dans une nouvelle fenêtre. L'outil est équipé d'un moteur de recherche : utilisez-le. Si la rubrique d'aide est longue, imprimez-la, c'est plus commode.

Répéter

Pour répéter la dernière action effectuée, appuyez sur F4 (bien pratique).

Se déplacer

La touche Fin (sur PC) sert à atteindre le bout de la ligne ; Ctrl + Fin vous transporte à la fin du document. La flèche oblique généralement située au-dessus (ou la touche « Home » ou « Début ») sert à atteindre le début de la ligne. En partenariat avec Ctrl, elle vous ramène au début du document ; Ctrl + les flèches verticales sert à remonter ou à descendre d'un paragraphe ; Ctrl + les flèches horizontales, à revenir au début du mot (flèche gauche), ou à se rendre au début du mot suivant (flèche droite).

Revenir

Pour revenir à l'endroit où l'on s'était arrêté la dernière fois : Maj. + F5.

Atteindre

Pour atteindre une page, un signet... : F5.

Rechercher

Pour rechercher un mot : Ctrl (pomme) + F.

Remplacer

Pour remplacer un mot par un autre : Ctrl (pomme) + H.

Dictionnaire des synonymes

Pour trouver un synonyme à un mot : Maj. + F7.

Compter le nombre de signes, de mots, de paragraphes...

Pour connaître le nombre de signes d'un texte, sélectionnez le passage que vous voulez mesurer, puis allez dans l'onglet Révision, dans le groupe Vérification et cliquez sur l'icône Statistiques. (NB : on compte le nombre de signes espaces compris.)

Remplacer automatiquement une abréviation par un ou plusieurs mots

Si vous utilisez souvent le même mot, pour éviter de le taper en entier à chaque fois, utilisez la fonction Remplacer dans le groupe Modification de l'onglet Accueil. Dans la case « Remplacer », choisissez l'abréviation (par exemple USA) et dans la case « par : », écrivez le mot entier (États-Unis). Désormais, chaque fois que vous taperez votre abréviation, Word inscrira automatiquement le ou les mots complets.

Reproduire une mise en forme

Vous voulez appliquer à une portion de texte la mise en forme (police, gras, souligné, couleur, surlignage...) que vous aviez déjà utilisée à un autre endroit, par exemple dans un titre ou un sous-titre ? Au lieu de spécifier une nouvelle fois, une par une, toutes vos préférences, utilisez la fonction « reproduire une mise en forme » ! Pour cela, sélectionnez le texte dont vous voulez reproduire la mise en forme, puis cliquez une fois sur l'icône représentant un gros pinceau, située dans le groupe Presse-Papier de l'onglet Accueil. Ensuite, sélectionnez la portion de texte à laquelle vous voulez appliquer la même mise en forme. Hop !, le voilà transformé.

Imprimer

L'icône représentant une imprimante dans la barre d'outils à accès rapide vous permet de lancer rapidement une impression. Cependant, si vous désirez une impression spéciale (de certaines pages seulement), utilisez Ctrl (pomme) + P. Imprimez régulièrement votre texte : on se relit mieux sur papier. Pensez à garder une rame de papier et une cartouche d'encre pour éviter la panne sèche.

Paginer un texte

Pour paginer un texte, allez dans l'onglet Insertion, le groupe « En-tête et pied de page » et cliquez sur « Numéro de page ». Ensuite, choisissez l'emplacement que vous désirez pour disposer les numéros de pages (paginer en haut à droite paraît être la meilleure solution).

Pour que les pages de garde et de titre soient comptabilisées mais non foliotées (le numéro de pages n'apparaît pas), cliquez sur l'onglet Mise en page, sur le lanceur du groupe Mise en page puis sur l'onglet « Disposition ». Sous « En-tête et pied de page », cochez « Première page différente ». Ainsi, Word n'imprimera pas de numéro sur la première page. Pour numéroter les annexes en lettres capitales, cliquez sur Format Numéro de page et dans l'onglet Insertion. Sélectionnez la solution qui vous convient.

Notes de bas de page

Placez le curseur après le mot que vous voulez faire suivre d'un appel de note (chiffre ou astérisque), puis allez dans l'onglet Références, dans le groupe Notes de bas de page et cliquez sur Insérer une note de bas de page. Toujours au même endroit, ouvrez la boîte de dialogue et dans Format/Numérotation, cliquez sur « Recommencer à chaque page ». La démarche est la même pour les notes de fin de chapitre ou de fin de document (mais cet emplacement est vivement déconseillé). Pour aller plus vite (sur PC), tapez le raccourci Ctrl + Alt + B.

Tableaux

Pour insérer un tableau, allez dans l'onglet Insertion et le groupe Tableaux. Pour vous simplifier la tâche, sélectionnez « Ajouter un contenu » dans « Comportement de l'ajustement automatique ».

Graphiques

Pour insérer un graphique, allez dans l'onglet insertion, cliquez sur l'icône Graphique dans le groupe Illustrations. Au besoin, appuyez sur F1 pour avoir de l'aide.

Lettrines

Pour créer une lettrine, allez dans l'onglet Insertion, dans le groupe Texte et cliquez sur Lettrine. Choisissez entre une lettrine dans le texte ou dans la marge.

Caractères spéciaux

Pour insérer dans le texte des caractères spéciaux, par exemple des flèches, des guillemets simples, des exposants, des signes mathématiques­, allez dans l'onglet Insertion, et le groupe Symbole. Faites défiler les différentes polices de symboles, puis cliquez sur le signe qui vous intéresse et sur Insérer, puis Fermer pour l'insérer à l'endroit du texte où vous avez placé le curseur. Pour les signes spéciaux que vous utilisez fréquemment, vous pouvez même créer un raccourci.

Listes à puces ou numérotées

Si vous avez besoin de créer une liste d'éléments précédés d'un tiret ou d'autres symboles au choix, allez dans l'onglet Accueil et le groupe Paragraphe. Il existe de très nombreuses possibilités : vous trouverez bien votre bonheur !

Mode Plan

On y accède à partir de l'onglet Affichage du groupe Affichage document. Une nouvelle barre d'outils spécifique apparaît. Au début, contentez-vous de saisir vos idées à la suite, en appuyant sur Entrée pour passer à la ligne. Word place automatiquement des tirets.

Pour faire passer une ligne au rang de sous-partie, placez le curseur au début et appuyez sur Alt + Maj. + flèche droite. Pour la rehausser d'un niveau, appuyez sur Alt + Maj. + flèche gauche. L'opération peut être répétée autant de fois que nécessaire. Word décale automatiquement une sous-partie vers la droite et change la police de caractère en fonction de son niveau.

Pour ne visualiser que les titres de certains niveaux, cliquez sur les chiffres de la barre d'outils spécifique du mode Plan.

Justifier un texte

Pour justifier un texte (l'aligner à la fois à gauche et à droite) : Ctrl (pomme) + A pour le sélectionner, puis Ctrl (pomme) + J.

Index

La fonction Index est un peu compliquée, mais utile pour créer un index, accessible à partir de l'onglet Références du groupe Index. Faites-vous aider !

Surligner

Vous pouvez surligner certains passages importants de votre texte, comme vous le feriez sur une feuille de papier, en cliquant sur l'icône adéquate (représentant une pointe biseautée au-dessus d'un gros trait) dans l'onglet Accueil et le groupe Police, puis en repassant le texte concerné.

Vous pouvez même choisir la couleur du surlignage en cliquant sur le petit triangle placé à droite de l'icône. Pour enlever le surlignage, réactivez l'icône et repassez une nouvelle fois votre curseur sur le texte.

Enregistrer

La sauvegarde de vos documents est absolument indispensable. Quand vous fermez un texte, Word vous demande de toute manière toujours si vous souhaitez enregistrer les modifications que vous venez d'y apporter. Cliquez sur Oui. Il est en outre vivement recommandé d'enregistrer chaque soir son travail sur clé USB, ou de se l'envoyer sur une boîte mail ou encore de l'enregistrer dans le « Cloud ».

Enfin, pour ne plus vivre dans la psychose de la panne d'ordinateur ou d'électricité qui risquerait d'effacer le texte saisi depuis le dernier enregistrement, vous devez appuyer fréquemment sur Ctrl (pomme) + S. Pour effectuer automatiquement ces sauvegardes, au rythme de votre choix, cliquez plutôt sur le bouton Office, Options word, puis l'onglet Enregistrement, cochez la case « Enregistrer les infos de récupération automatique toutes les... » et indiquez à quel rythme vous souhaitez que des sauvegardes soient effectués (de 1 à 120 minutes).

Quelques astuces supplémentaires

Sélectionner du texte

Avant d'effectuer toute manipulation sur une portion de texte, vous devez sélectionner le passage, c'est-à-dire le mettre en surbrillance avec la souris pour le délimiter.

Pour sélectionner un mot, le moyen le plus rapide est de cliquer deux fois dessus. Pour un paragraphe entier, cliquez trois fois.

Pour sélectionner l'ensemble : Ctrl + A (pomme + A).

Pour sélectionner du texte de manière plus fine, ou pour un long passage (afin d'éviter que le texte ne se mette à défiler à la vitesse turbo), utilisez Maj. + les quatre flèches de direction situées en bas à droite du clavier.

Menu contextuel : encore un raccourci pour gagner du temps !

Menu contextuel : c'est ainsi que l'on appelle le menu abrégé auquel on peut accéder en cliquant n'importe où avec le bouton droit de la souris (pour Mac, on accède au menu contextuel en cliquant avec la souris tout en maintenant Ctrl enfoncé).

Ce petit menu bien pratique permet d'accéder aux fonctions les plus utiles à l'endroit où l'on se trouve. On peut par exemple effectuer rapidement un « copier-coller » ou corriger une faute d'orthographe en cours de frappe.

Le correcteur d'orthographe

Il est installé par défaut dans Word 2007. Au fur et à mesure que vous saisirez votre texte, Word soulignera de jolies vaguelettes les erreurs d'orthographe (en rouge) ou de grammaire (en vert). Cette fonction est notamment pratique pour éviter les coquilles.

Vous pouvez ensuite cliquer sur un mot souligné par des vaguelettes, avec le bouton droit de la souris (sur Mac, cliquez avec le bouton de la souris en maintenant la touche Ctrl enfoncée), pour voir les propositions de correction de l'ordinateur, corriger l'erreur éventuelle, ou bien enregistrer un mot nouveau dans la mémoire du correcteur en cliquant sur Ajouter au dictionnaire.

Pour lancer une vérification générale de l'orthographe et de la grammaire, appuyez sur F7.

Un chapitre, un fichier

Il vaut beaucoup mieux créer un fichier par chapitre. Ce système est nettement plus maniable. Lorsque vous créez un nouveau fichier, donnez-lui un nom court et informatif pour vous repérer sans hésitation.

Placez en outre un raccourci sur le bureau pour accéder directement au document (la première fois, demandez au besoin une démonstration à un ami). Pour Windows, l'icône du raccourci est une flèche courbe vers la droite.

Un conseil toutefois : pour repérer d'un coup d'œil le texte qui vous intéresse parmi les raccourcis Word présents sur le bureau, changez l'icône du raccourci pour le texte en cours. Pour cela, quand vous êtes sur le bureau, cliquez sur le raccourci concerné avec le bouton droit de la souris, choisissez la commande Propriétés, puis la case « Changer d'icône » dans l'onglet Raccourci. Faites défiler la liste des dessins possibles et décidez-vous par exemple pour un bel arbre vert vif, très spectaculaire.

Personnalisez la barre d'outils

Pour ajouter (ou retirer) une icône de la barre d'outils à accès rapide, un truc très utile quand on utilise couramment certaines fonctions : cliquez sur le petit triangle situé à sa droite pour activer la commande « Personnaliser » ; faites défiler les icônes du menu choisi, puis cliquez sur « Ajouter ».

On peut ainsi ajouter à la barre d'outils une icône « fermer » ou « enregistrer sous » ou « statistiques ».

Sauvegardez sur le « Cloud » !

Crash de disque dur, attaque de virus, clés USB illisibles, boîte e-mail bloquée... Vous n'êtes pas à l'abri de tous ces coups durs. Pour éviter de perdre vos données, vous pouvez aussi tout simplement les sauvegarder sur Internet : on appelle ça du « Cloud computing ».

Il existe aujourd'hui de nombreux services gratuits de stockage de fichiers. Dropbox, le plus populaire et sûrement le plus efficace, permet de stocker gratuitement jusqu'à 2 gigaoctets de données. Citons aussi filedropper.com (jusqu'à 5 Go) et humyo.fr (10 Go).

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