1. Bien finir l'année universitaire

Bien finir l'année universitaire

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C’est la fin d’année ! Les exams sont passés et le campus se vide peu à peu. Avant de donner un dernier tour de clé dans la serrure du local, il y a plusieurs choses à faire pour éviter les mauvaises surprises à la rentrée.

Le pot de fin d’année : « remercier… »

L’association étudiante est ancrée dans son UFR, son université, son école. Ses activités la poussent à tisser de multiples relations avec des partenaires privés, institutionnels, le doyen de votre fac, la secrétaire d’UFR, le concierge, le patron de la cafétéria. Tout cet entourage constitue en quelque sorte une grande famille, car il a contribué directement ou indirectement à la vie de votre association. N’oubliez pas de les remercier. Pour cela, rien de mieux qu’un pot de fin d’année : classique mais très marquant en terme de communication et de relations publiques. Cette action peut être jumelée avec votre fac ou école et le BDE sport pour partager les frais. Cela demande peu d’investissement mais c’est le moyen le plus convivial pour se dire au revoir et se donner rendez-vous à la rentrée, pour de nouvelles actions et discuter de futurs partenariats.

Boucler les tâches administratives

Avant de partir en congé, pensez à boucler les affaires en cours : contrats, factures, procès verbal, démarches administratives… Ne jamais reporter à demain ce qu’on peut faire le jour même ! Souvent, les demandes de subventions auprès des collectivités locales (mairie, région, universités, CROUS) et autres partenaires sont à faire avant les vacances : dossier de présentation, date limite d’envoi. De cette façon, vous aurez assuré le financement de vos projets avant la rentrée, et évité ainsi un trou dans votre trésorerie. Contactez vos élus étudiants et les collectivités dès le mois de juin pour avoir toutes les informations utiles.


Le rangement de printemps

Ne laissez pas votre local en friche ! Le local de votre asso et tout ce qui s’y trouve est non seulement un lieu de vie étudiante mais surtout l’outil de travail de l’équipe qui fait vivre l’asso. La période qui précéde les grandes vacances est le moment idéal pour remettre de l’ordre dans les papiers, classer, ranger, jeter. Une chose est sûre : si vous ne le faites pas avant les vacances, vous n’aurez jamais le temps de ranger à la rentrée.

Archivage : prenez le bon pli !

Les archives sont la mémoire de l’asso.

Pourtant elles se résument souvent à des cartons entassés dans un coin du local avant de finir à la poubelle. Les archives doivent être entretenues pour être exploitables. N’hésitez pas à faire du vide. Les assos ont toujours une fâcheuse tendance à vouloir tout garder. À conserver trop de choses, vous ne retrouverez jamais l’essentiel. Pensez aussi à jeter les denrées périssables, sinon attention aux mauvaises odeurs à la rentrée.

Le courrier.

Le courrier est le reflet de l’activité de l’association. Rangez les courriers par dossier et de façon chronologique : courrier envoyé, courrier réponse. Chaque membre du bureau doit archiver son courrier.

Les PV de réunion.

Ils doivent être conservés toute la vie de l’association. Autant les classer pour éviter de les perdre. Ils doivent être classés par mandat : le premier étant le PV de l’AG d’élection, le dernier celui de l’élection du bureau suivant. Pensez à agrafer la convocation de la dite réunion. Ranger le récépissé de la préfecture de changement de bureau dans le Registre spécial. Les statuts, le règlement intérieur et le registre spécial sont à soigner tout particulièrement. Mettez les sous clés pour ne pas qu’ils disparaissent.

Les factures.

Elles sont obligatoirement conservées pendant la durée légale prévu par le Fisc. Il en est de même pour les contrats et les conventions. Evitez aussi que les chéquiers se baladent. Conservez-les soit chez vous, soit chez une personne de confiance facilement joignable.

Journaux et autres publications.

Ce sont les gardiens des actions de l’asso. Conservez au moins trois exemplaires de chaque à l’abri.

Qu'est-ce que tu fais pendant les vacances ?

Les vacances peuvent être un moyen pour se rencontrer et souder une équipe. Si vous avez des projets en cours pour la rentrée, un planning des tâches est indispensable pour prévoir la participation de chacun avant et pendant les vacances. Lister les personnes présentes : qui passe les rattrapages ? Qui travaille ? Qui change de filière ? Qui est disponible et à quelle date ? Prenez les coordonnées, vous ne serez pas pris au dépourvu au moment où l’asso devra se réveiller. Prévoir aussi la disponibilité des clés et des chéquiers.

Et la relève ?

Avant de glisser la clé sous la porte, avez-vous déjà mis la main sur quelques nouveaux motivés pour s’investir l’année prochaine ? Prenez le temps de faire un petit debriefing en forme de bilan avec eux pour les motiver et leur faire prendre conscience de ce qu’il faut préparer pour la rentrée. N’oubliez pas aussi que la rentrée sera l’occasion de relancer votre campagne d’adhésion, trouver de nouveaux membres et bénévoles pour la future équipe.


Le planning de fin d’année : suivez le guide !


• Prévoir un apéritif avec tous les partenaires de l’asso pour marquer la fin d’année.
• Ranger le local.
• Régler les tâches administratives : payer les factures, signer les contrats, faire des demandes de subventions.
• Archiver tous les documents indispensables.
• Faire une réunion avec les membres actifs de l’asso pour faire le bilan.
• Lister toutes les opérations de rentrée : stand, guide, soirée, week-end d’intégration…
• Prévoir une répartition des tâches pour les dossiers de rentrée, prendre les coordonnées de tous.
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