1. Organiser un voyage au ski

Organiser un voyage au ski

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Les voyages sont les événements les plus casse-gueule pour une asso. Alors attention ! Voici quelques conseils pratiques pour éviter une avalanche de mauvaises surprises.

Séjour au ski : le cahier des charges

Un voyage au ski intéresse-t-il vos étudiants ? Voilà la première question à poser à vos étudiants pour éviter un manque d’engouement à la dernière minute. Donc il faut communiquer : journal, affiche, questionnaire… Cela vous permettra d’étudier la faisabilité du projet : mieux vaut commencer petit et refuser du monde.
Ensuite, pensez à vous poser les bonnes questions : qui, quoi, combien (budget et participants), comment, quand et où ? À partir de là, vous aurez cerné toutes les contraintes du projet et pourrez envisager différentes solutions.
Une fois prise la décision d’organiser un séjour de ski, commence la phase de recherche et de négociation avec un voyagiste ou tour opérateur (TO). Il est préférable de commencer par réfléchir à la station où vous souhaitez aller puis de chercher les TO et non l’inverse. Sinon, vous aurez en effet un voyage pas cher mais dans une station qui ne répond pas à vos attentes !

Dénichez un voyagiste !

Si le tarif proposé par chaque prestataire est important, la qualité du séjour et du voyage est aussi primordiale. Le rapport qualité/prix est essentiel, vous ne devez pas décevoir vos étudiants, il en va de la crédibilité de votre asso. Donc prenez en compte les impératifs des étudiants en évaluant le budget qu’ils peuvent y consacrer. Les TO vous proposent des séjours « clés en main » : voyage, assurance, séjour, demi-pension, animation… Lisez bien les propositions de chacun, les devis, les garanties…
Le monde du « séjour au ski » est un univers où les marges sont faibles, notamment parce que les TO sont des intermédiaires puissants. Donc il vaut mieux rechercher la qualité : demandez le pack minimum et négocier les prestations annexes. Un tarif tiré au maximum se ressentira plus tard sur la qualité des prestations, l’accueil, les animations, la nourriture…
Pensez à vérifier auprès de la préfecture ou du Syndicat national des agents de voyage qu’il s’agit d’une société qui bénéficie de tous les agréments et garanties légales. Enfin, une fois le TO choisi, l’ensemble des prestations doit être inscrit dans une convention signée par les deux parties, y compris les cadeaux, le nombre de séjours gratuits et les conditions de règlements.

Intendance et logistique : mode d’emploi pour glisser tranquille !

Vos étudiants doivent impérativement vous fournir :
• 1 fiche d’inscription par participant : nom, prénom, coordonnées tél., e-mail ;
• les options choisies : matériel de ski, surf, demi-pension, cours de ski… ;
• 1 chèque d’arrhes (1/3 environ de la somme totale), encaissé immédiatement et non remboursable ;
• 1 chèque de la somme restante (2/3 environ) encaissé 1 mois avant le départ ;
• 1 chèque de caution, obligatoire pour l’hébergement (caution moyenne en 2006 : 250 euros) ;
• 2 photos pour le forfait, avec nom au dos ;
• 1 attestation d’assurance pour rapatriement sur les pistes, accident… ;
• 1 décharge parentale obligatoire pour les mineurs.

Mettez en place une base de données informatiques (tableau Excel). Les recherches et les modifications seront plus faciles à gérer.

Assurance : prévoir et guérir !

Pour votre voyage, procurez-vous toutes les garanties :

•une assurance pour l’asso : l’assurance RC organisateur est primordiale pour ce genre d’action. En général les TO en proposent, mais vous pouvez faire appel à n’importe quel assureur ;
• une assurance obligatoire pour les participants comprenant : accident, rapatriement sur les pistes. Partiellement compris par une assurance personnelle, vérifiez bien que vos étudiants sont couverts pour toutes les activités que vous prévoirez. Demandez une attestation. Sinon, conseillez-les et orientez leur choix ! (coût moyen « carte neige » : 20 euros) ;
• prévoir une assurance « annulation » pour les participants (en cas d’accidents, maladie, décès…) pour pouvoir être remboursé intégralement. (Coût moyen : 15 euros à 20 euros) ;
• Attention ! Ne confondez pas l’assurance annulation et les conditions d’annulation du voyagiste. Ces conditions sont imposées par le TO et seule une assurance à part peut vous permettre d’être remboursé.

Le transport : amorcer les virages en douceur !

Les services du TO sont souvent aux meilleurs tarifs, flexibles et adaptés : transport aller/retour du groupe sur le site. Assurez-vous bien que les pistes et le lieu d’hébergement sont proches, sinon prévoir un bus pour tous les jours, mais la note sera plus salée. Demandez des cars équipés « grand tourisme » avec vidéo, toilettes. Le trajet est en moyenne de 10 à 12 heures. Pensez aussi à demander une remorque comprise dans le tarif, les soutes à bagage sont souvent trop « petites ».

Hébergement : l’hôtel « boule de neige »

Préférez une résidence au pied des pistes ou très proche de la station pour que chacun puisse aller et venir librement. Il est préférable que tous les participants soient logés dans la même résidence ou au même étage de l’hôtel. Ce point est déterminant pour créer l’ambiance du groupe. Organisez en amont la répartition des chambres : base quatre, cinq ou six et demandez les chèques de caution pour chaque participant. Ils seront nécessaires pour récupérer les clés des chambres. Une taxe de séjour est à payer. En général, elle est comprise dans le forfait proposé par le TO (environ 5 euros).

Location du matériel : à chacun ses skis !

Chacun aime pratiquer le ski selon ses envies : ski, ski de fond, snow-board, surf, raquette. Le TO doit vous proposer une gamme de matériel et de prix qui correspond à la demande de vos étudiants. Alors prévoyez plusieurs tarifs (au moins trois) pour les différents types de skieur : débutant, loisir, performance. Coût moyen d’une location (ski/bâton/chaussures) entre 70 et 100 euros pour la semaine. Renseignez-vous aussi sur les assurances « vol de matériel » et « matériel cassé ».

Restauration : tartiflette chez Huguette ?

Demi-pension ou pension complète, tout est question de prix, et ces offres sont souvent coûteuses et pas toujours adaptées à tous. Optez pour le système D ! Orientez les étudiants vers les commerces locaux. Prévoir quelques resto sympa (tartiflette géante en haut des pistes).

Les animations : avalanches d’activités !

Certains TO prévoient des animations sur le site. Demandez le détail et surtout la manière dont ce sera organisé et si elles sont payantes. Une animation par jour est la bienvenue. Un séjour réussi tient à la qualité des animations.
Premier réflexe : ne pas se contenter des animations de base des TO. Le pot de bienvenue, la soirée en boîte de nuit, la randonnée en raquette sont les activités classiques. Prévoyez des animations qui sortent des sentiers battus : dîner en haut des pistes avec descente aux flambeaux, patinoire, motoneige, promenade en traîneau à chien, descente de piste sur chambre à air, compétition de ski, initiation surf, concours de bonshommes de neige…
Pour ceux qui ne savent pas skier, prenez contact avec ESF (École du ski français). On n’est pas tous des champions de la descente !

Le séjour de reconnaissance : damer la piste !

Demandez au TO un séjour de reconnaissance du site. Cela vous permettra de vous assurer de la réalité de chaque prestation, de mieux préparer la logistique, de prévoir les animations, de rencontrer les professionnels (patron de boîte, resto, commerce, ESF), pour sympathiser et obtenir des avantages supplémentaires. La reconnaissance est incontournable et doit être comprise dans la prestation du TO. Toutes les infos que vous pourrez avoir vous permettront aussi de répondre à la pluie de questions qui s’abattra sur vous pendant le trajet en bus.

Bref, vous l’avez compris, organiser un séjour au ski est un vrai marathon, mais quel bonheur quand on y est ! Une bonne équipe, de l’organisation, une grande motivation et tout schuss sur la piste ! Un dernier conseil : faites le plein de sommeil avant le départ et ne vous étonnez pas si vous ne faites pas autant de ski que vous l’auriez souhaité.

Sommaire du dossier
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