1. Organiser une conférence

Organiser une conférence

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Dans la vie d’une association, il peut y avoir des actions qui allient information, échange et débat : les conférences qui peuvent être une très bonne opération et un bon moyen d’intéresser et d’impliquer vos étudiants dans la vie de l’université ou les grands sujets de société.

Pourquoi organiser une conférence ?

L’objectif d’une conférence ou d’un débat est de permettre à l’association de créer un moment de dialogue, d’information et de débat autour d’un thème défini qui peut concerner votre filière d’étude, l’université, une réforme ou une question d’actualité qui traite plus généralement du quotidien des étudiants. Une conférence est un bon moyen pour l’association de se faire connaître, de réaliser une opération de communication et d’améliorer son image auprès de l’ensemble de la communauté universitaire. Enfin, cette action peut vous donner l’occasion de faire intervenir vos professeurs, votre doyen ou le président de l’université, et ainsi développer les relations entre étudiants et enseignants, et avec l’université.


Comment organiser une conférence

Trouver le thème de votre conférence

Le sujet de votre conférence est primordial si vous voulez avoir une fréquentation importante. Sujet d’actualité, polémique ou informatif, et le sujet qui touche les études ou le quotidien des étudiants, vous devez faire un choix stratégique. Un petit sondage auprès du public cible peut vous permettre de pour savoir si le thème les intéresse. Vous devez établir une trame de la conférence et dégager les problématiques : il faut deux ou trois parties qui abordent un problème à chaque fois. Ce conducteur sera essentiel pour votre animateur et pour les invités qui développeront leurs interventions sur vos problématiques.

Gérer la logistique

Pour une conférence vraiment réussie, compter un mois de préparation. L’organisation est assez simple. Parmi les points importants, il faut :
• obtenir l’autorisation d’utiliser une salle ou un amphithéâtre auprès des services administratif de votre établissement ;
• choisir un jour et un horaire adapté pour avoir un maximum de personnes ;
• renseignez-vous aussi sur l’horaire de fermeture des locaux pour le cas où les débats se prolongent tard… ;
• trouver un conférencier qui va animer les débats et inviter des personnes spécialistes pour débattre ;
• préparer le lieu : table basse et fauteuils si possible, petits cartons imprimés avec le nom des invités, micros et lumières, vidéoprojecteur pour l’animation, verres et bouteilles d’eau, des hôtes ou hôtesses d’accueil pour gérer l’organisation, une plaquette de présentation de l’association… ;
• prévoir peut être un petit cocktail de remerciement.

Choisir la date et le lieu de votre conférence

La date est un choix stratégique mais elle dépend de nombreux facteurs :
• des disponibilités de votre conférencier et de vos invités ;
• des créneaux horaires disponibles de l’amphithéâtre ou de la salle ;
• de la fréquentation quotidienne du site et des principaux cours du jour.
À vous de trouver le meilleur compromis, en fonction de vos objectifs, sachant que le plus important c’est quand même d’avoir des étudiants. Même si l’université est le lieu idéal, ce n’est pas le seul endroit où vous pouvez organiser une conférence. Renseignez-vous auprès de la mairie, de la MJC, du CROUS ou de la maison des étudiants. Ils ont souvent des salles disponibles. Évitez en tout cas les sites difficiles d’accès ou loin des lieux d’études.

Organiser l’information de votre événement

Pour votre conférence, vous pouvez faire des affiches simplifiées A3 sur du papier couleur. L’important c’est de bien mettre en avant le thème de la conférence, le jour, le lieu, l’horaire et les invités présents. Ensuite vous pouvez imprimer des tracts qu’il faudra distribuer stratégiquement : quelques jours avant, faites la sortie des amphis, l’entrée du RU ou de la cafétéria, la BU et le parvis à 12 et 18 heures. Le jour J, rabattez les étudiants vers la salle de conférence. Vous pouvez solliciter vos professeurs pour informer les étudiants en début de cours (faire une note signée par l’administration à mettre dans le casier des professeurs) ou assurer vous-même des petites interventions. Si vous en avez la possibilité, accrochez une grande banderole devant la faculté ou l’école. Tous les moyens sont bons pour vous faire remarquer.

Comment financer votre conférence ?

Vous devez établir un budget prévisionnel sommaire.

Parmi les « dépenses » :

courriers, timbres, téléphone, badges, frais de déplacements de vos intervenants ; la salle et la sonorisation ;
• la décoration et le petit cocktail ;
• la communication : affiches, tracts et spots radios, conférence de presse ou envoi de communiqués de presse.

Pour la partie « recettes » :

sollicitez votre faculté/école pour bénéficier d’une aide matérielle : salle, sonorisation, personnels, décoration, moyens logistiques, tirage de vos affiches et tracts à la reprographie ;
• vous pouvez commander au CROUS un buffet. Pour une somme très concurrentielle, il peut vous organiser quelque chose de tout à fait correct. Vous pourrez peut-être même négocier la gratuité si le CROUS est invité à participer à votre conférence ;
• demandez une aide financière auprès de votre université via le FSDIE pour les frais d’organisation. Pensez au Culture-Action du CROUS. Les collectivités locales (mairies, conseils généraux et régionaux) peuvent être intéressées par votre projet en fonction du thème et de leurs champs de compétences. Il faut constituer un dossier et penser que les délais de paiement sont très longs ;
• il vous est aussi possible de faire payer l’ensemble de votre publicité par une banque ou une mutuelle. Vos spots publicitaires peuvent être diffusés gratuitement si vous mettez en place un partenariat avec un média radio. Plus généralement, une conférence étant peu coûteuse, n’importe quelle entreprise, société ou organisme dont l’objet se rapproche du sujet visé peut prendre en charge tout ou partie de vos frais d’organisation.

Sommaire du dossier
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