1. Rédiger un dossier de partenariat

Rédiger un dossier de partenariat

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Mettre en place un événement constitue une étape essentielle et incontournable pour toute association. Une fois votre projet bien défini, vous réalisez que pour le lancer, vous avez besoin de l’aide de partenaires publics ou privés et vous ne savez pas trop comment faire pour les solliciter. Petit tour d’horizon des procédures à suivre !

Pourquoi faire un dossier de partenariat ?

Pour convaincre un partenaire de travailler avec vous, mieux vaut avoir un dossier de partenariat à lui envoyer ou à lui remettre. Le dossier partenaire constitue un des éléments essentiels de votre démarche. Lorsqu’on est dans l’impossibilité de rencontrer un partenaire, le dossier constitue une première approche. Il risque même d’être la seule. Il faut donc le concevoir avec le plus grand soin en respectant un certain nombre de règles simples qui lui éviteront de partir directement à la poubelle.

Les caractéristiques du dossier de partenariat

Définir les objectifs de votre projet
Pour juger de la pertinence de votre projet, voici six critères qui vous permettront d’analyser les points forts et les lacunes de votre projet :
• l’originalité ;
• l’actualité ;
• le lieu d’action et le public ciblé ;
• la mutualisation des compétences de l’équipe organisatrice ;
• la faisabilité du projet ;
• la communication.

Rédiger un contenu clair et synthétique

Inutile de présenter un pavé à votre interlocuteur. L’épaisseur du dossier ne constitue certainement pas un atout. Il faut donc aller à l’essentiel. Voici trois règles à garder en mémoire :
• rendre évident sans tronquer ;
• résumer sans tromper ;
• communiquer sans paraître « communiquant ».
Il y a deux parties essentielles qui intéressent vos sponsors : le plan de communication et le budget. Il faudra donc particulièrement soigner ces deux points. La description de l’événement en lui-même n’est pas l’aspect essentiel de votre dossier.

Une présentation originale et soignée

Il faut soigner votre dossier car il est le seul indicateur du sérieux et de la motivation de votre équipe. Un dossier de qualité rassure sur vos capacités à faire les choses correctement. Il ne s’agit que de la forme, mais croyez-le, les partenaires y sont très sensibles ! Il faut également essayer d’être original dans la forme. Une mise en page spécifique, une couverture en couleurs, des photos à l’intérieur, un format horizontal sont aussi des moyens pour se démarquer. La forme est indispensable, elle permet d’attirer l’attention du responsable et de le mettre dans de bonnes dispositions à votre sujet avant la lecture.


Les éléments du dossier de partenaire

Une couverture

Elle présente les éléments fondamentaux (titre, date, lieu, organisateurs). C’est une page visuelle qui va définir l’identité et l’esprit de votre projet.

Les mots de soutien

Ils crédibilisent votre projet, notamment si c’est une deuxième édition. Cela peut être une lettre de soutien du directeur de votre école ou de votre UFR, du président de l’université, du recteur, du maire… C’est beaucoup plus facile à obtenir qu’on ne le pense, mais il faut s’en occuper longtemps à l’avance.


Le descriptif du projet

C’est souvent le chapitre qu’on a tendance à surcharger. N’entrez pas dans les détails, vous pourrez les communiquer oralement lors du rendez-vous. Limitez-vous aux grandes lignes (description générale, points novateurs, atouts par rapport aux réalisations classiques de ce type de projet). Décrivez aussi les motivations qui vous animent, personnellement ou collectivement.

Pourquoi être sponsor ?

Essayer de lister tout ce que votre projet peut apporter à votre interlocuteur. Donnez-lui des idées et des raisons de participer. C’est la partie la plus difficile de la rédaction, mais c’est la plus stratégique. Si vous maîtrisez toutes les potentialités de votre projet, et si vous connaissez votre sponsor, osez sortir des sentiers battus.

Définissez ce que vous offrez

D’une manière générale, vous offrez de l’espace communication (publicitaire) ou des services en dehors de la manifestation. Définissez ce que vous attendez du partenaire. La plupart du temps, le partenaire ne vous donnera pas d’argent mais préférera vous payer quelques factures (exemple : règlement de la facture « affiches » de 1 500 euros par les sponsors X).

Le plan de communication

Il vous faut détailler précisément tous les éléments de votre campagne de communication. Le détail de votre communication doit se faire de manière qualitative et quantitative. À travers cette partie du dossier, le sponsor doit pouvoir juger trois éléments importants : les retombées de l’événement en général, celles de sa participation en particulier et la place qu’il occupe dans le dispositif global.

Le budget (toujours officiellement équilibré)

Un budget clair et détaillé permet de faire passer un certain nombre d’informations. Le coût global permet de mesurer la taille de l’événement. Le rapport entre le budget et le poste « communication » permet de juger du taux de médiatisation de votre projet. Plus ce taux est important, plus le sponsor est assuré que l’aide qu’il vous apporte se retrouve dans la promotion. Enfin, il cherche à estimer la part de financement que vous lui demandez ainsi que le nombre de sponsors. Votre budget doit être équilibré sur le papier, c’est une règle de principe. Estimez judicieusement la partie « vente des billets » pour montrer que vous avez confiance dans le succès de l’événement.

Des annexes

C’est un moyen en fin de dossier de donner quelques éléments concrets : revue de presse des éditions précédentes, maquette de l’affiche, plan du site de l’événement, statistiques de fréquentation, études de marché, devis pour l’achat de matériel…

À qui adresser votre dossier ?

Vous devez cibler les partenaires auxquels vous allez envoyer votre dossier. Cette cible doit être restreinte, qualifiée et quantifiée. Rien ne sert d’envoyer des dizaines de dossiers à n’importe quels partenaires. Préférez un ciblage intelligent des envois. Une fois vos partenaires définis, prenez le temps de chercher le nom du responsable. Limitez les intermédiaires pour éviter d’égarer le dossier.

Sommaire du dossier
Retour au dossier Dépoussiérer les statuts Réussir l'AG de son asso Développer une vie démocratique dans votre association Prévenir les risques et assurer votre association Réaliser un budget prévisionnel Rédiger un plan de trésorerie Comment embaucher un salarié ? Choisir un logo et un nom pour son association Rédiger un dossier de partenariat Quelques règles pour négocier avec des partenaires Communiquer avec les médias Obtenir une subvention FSDIE Obtenir une subvention Culture-Action Monter un journal étudiant Organiser une conférence Organiser un voyage au ski Sécurité routière et consommation de substances psychoactives Organiser une action de prévention routière contre l'alcool Monter une action de prévention des infections sexuellement transmissibles (IST) et comportements à risques Organiser le téléthon des associations étudiantes Réagir contre la précarité en milieu étudiant Organiser une braderie solidaire sur votre campus La semaine étudiante du commerce équitable Bien finir l'année universitaire Organiser et dynamiser un réseau associatif étudiant