Devenir Chargé de projet évènementiel : métier, études, salaire

Une grande partie de la journée d’un chargé de projet évènementiel est consacrée à la planification des événements à venir. Cela inclut la définition des objectifs, la création de rétroplannings, et la coordination des différentes parties prenantes (client, sous-traitants, équipes en interne).

Le chargé de projet doit sélectionner et gérer les relations avec les fournisseurs (les traiteurs, les techniciens, ou les prestataires de services audiovisuels) en négociant les contrats et en s'assurant que tout est en place pour le jour de l'événement.

Il est en contact permanent avec les clients, les participants, et les membres de l'équipe pour s'assurer que tout le monde est informé des détails de l'événement. Cela peut inclure l'envoi d'invitations, la gestion des inscriptions, et la réponse aux questions du commanditaire comme des intervenants. Le chargé de projet doit veiller en permanence à ce que l'événement respecte le budget alloué, en suivant les dépenses et en ajustant les prévisions si nécessaire.

Une livraison en retard ? Une mauvaise qualité d'impression d'un flyer ? Des intervenants malades à la dernière minute ? Il doit être prêt à trouver rapidement des solutions pour résoudre les problèmes logistiques ou opérationnels.

Les missions d’un chargé de projet évènementiel sont variées et se déclinent suivant l’entreprise et le secteur d’activités pour lesquels il travaille :

• Conseiller les clients sur le choix du type d'événement, du lieu, des prestataires, etc.

• Définir les objectifs de l'événement et le public cible.

• Imaginer le concept de l'événement et créer un programme détaillé.

• Établir un budget et rechercher des sources de financement.

• Présenter le projet au client ou à la direction et obtenir la validation du bon de commande pour l’évènement.

• Négocier les contrats avec les prestataires et les partenaires.

• Développer et entretenir un réseau de contacts professionnels.

• Rechercher et réserver le lieu de l'événement.

• Sélectionner et coordonner les prestataires (traiteurs, animateurs, techniciens, etc.).

• Gérer la logistique de l'événement (transport, hébergement, restauration, etc.).

• Créer et diffuser des supports de communication (invitations, affiches, communiqués de presse, etc.).

• Superviser le déroulement de l'événement et coordonner les équipes.

• Gérer les imprévus et les problèmes qui peuvent survenir.

• Assurer la sécurité des participants et des biens.

• Évaluer le succès de l'événement et en tirer des conclusions.

Il est tout à fait possible de se lancer dans le secteur de l’événementiel avec un bac+3. On peut citer le BUT Gestion administrative et commerciale des organisations, parcours Management des activités culturelles, artistiques, sportives et de tourisme et la licence pro Métiers de la communication : événementiel.

Si vous souhaitez prendre la responsabilité de projets d’ampleur ou manager rapidement une équipe, le mieux est de poursuivre vos études pour obtenir un bac+5 :

• Master Information, communication, parcours Événementiels, musées, ingénierie culturelle

• Master LEA, parcours Management de projets événementiels

• Master Management sectoriel, parcours Management du tourisme et de l’évènementiel

• Master Marketing / Vente, parcours Marketing, entrepreneuriat et évènementiel sportif

Votre capacité à jongler avec créativité et organisation fera de vous un professionnel recherché. Vous devrez faire preuve d'une grande adaptabilité pour répondre aux imprévus et aux demandes variées des clients.

Un sens aigu du relationnel vous permettra de construire un réseau solide et de mener à bien vos projets en collaborant efficacement avec différents partenaires.

Votre curiosité et votre ouverture d'esprit vous aideront à proposer des événements originaux et innovants.

Enfin, votre rigueur et votre sens du détail vous assureront de mener à bien chaque étape de vos projets, de la conception à la réalisation.

Les agences spécialisées dans l’organisation d’événements (institutionnels, culturels, sportifs, etc.) recrutent régulièrement des chargés de projet pour gérer la conception, la logistique et la coordination des événements pour le compte de leurs clients.

Les grandes entreprises, notamment dans le luxe, la mode, la tech ou l’industrie, ont souvent des départements communication et événementiel chargés d’organiser des salons, des lancements de produits, des conférences, etc.

Musées, théâtres, salles de spectacle, festivals et autres structures culturelles recrutent aussi des chargés de projet pour organiser expositions, concerts, tournées et autres événements.

Des groupes spécialisés organisent également des salons professionnels et des foires grand public et ont besoin de chargés de projet pour coordonner ces événements.

Enfin, certaines agences offrent des services de communication 360° incluant l’événementiel. Elles recrutent des chargés de projet pour organiser des campagnes et événements promotionnels que ce soit pour des entreprises, des collectivités territoriales, des associations, etc.

Selon les statistiques issues des salaires publiés dans les offres d’emploi de l’Apec, le salaire moyen annuel d’un chargé de projet évènementiel est de 37 900 € bruts. Cela équivaut à un salaire mensuel d’environ 3 100 euros bruts par mois. Comptez ainsi sur un salaire plus bas que la moyenne à vos débuts avec un salaire annuel entre 28 000 et 35 000 euros. Cela équivaut à un revenu mensuel brut de 2 300 euros à 2 900 €.

Bon à savoir : 33 % des candidats postulant à ces offres ont moins de 2 ans d’expérience et 71 % ont un bac+5.