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Comment réussir ses journées portes ouvertes

Laura Makary
Publié le
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Comment réussir ses journées portes ouvertes
Pour sa journée portes ouvertes, l'Essec organise notamment des 'master classes' de quarante-cinq minutes, données par les enseignants, sur les thématiques clés de l'école. // ©  ESSEC
À l'heure du numérique, les journées portes ouvertes restent pour les écoles et les universités un moment crucial pour convaincre lycéens et étudiants de les rejoindre. Voici cinq conseils pour préparer au mieux cette étape décisive du recrutement des étudiants.

Deux tiers des participants aux JPO (journées portes ouvertes) de Paris-Dauphine et des visiteurs venus sur son stand lors de salons ont déposé ensuite un dossier de candidature pour entrer dans l'université parisienne. C'est le résultat d'un sondage commandé par l'établissement, qui montre toute l'importance de ces journées. Alors que la concurrence fait rage dans le secteur de l'enseignement supérieur, attirer les meilleurs étudiants demeure un véritable enjeu pour les écoles.

"La JPO a un impact évident sur le recrutement, c'est un temps fort pour nous. Les visiteurs peuvent prendre le pouls de notre formation et décider s'ils vont ou non y postuler. Nous recevons 2.500 personnes en ce moment", déclare Mickael Corbard, responsable du recrutement des étudiants à l'École de design Nantes Altantique.

Compte tenu de la portée de ces journées, les établissements préparent l'événement avec soin.

#1 se préparer dès la rentrée

Dès la rentrée, les équipes sont à pied d'œuvre. À l'Essec, qui a accueilli 1.500 personnes lors de la JPO 2016, tout est calé autour de la rentrée. "Plus tôt nous nous y mettons, plus vite nous pouvons communiquer sur le programme de la journée, afin d'informer nos futurs étudiants", souligne Samuel Vinet, directeur du recrutement de l'école de commerce.

À l'université de Rouen, Carole Alexandre, directrice des enseignements et du suivi des parcours étudiants, prépare dès octobre la JPO, qui a lieu en février. "Pour que cette journée soit représentative de notre pluridisciplinarité, il faut coordonner les 12 composantes et les rendre lisibles, précise-t-elle. Chaque composante propose un accueil, des conférences, des visites, des cours... Il est nécessaire de mettre en place toute une logistique pour que les visiteurs puissent aller de l'une à l'autre, au cours de la journée." Cette organisation est indispensable puisque l'université reçoit de 2.000 à 2.500 personnes lors de ses JPO.

#2 bien choisir la date de sa ou ses jpo

Le choix de la date est un premier jalon dans l'organisation d'une journée portes ouvertes et un des facteurs essentiels de sa réussite. À l'École de design Nantes Atlantique, la date est justement très étudiée. "Nous devons caler la JPO entre les vacances scolaires et la période de recrutement, en prenant en compte les dates pédagogiques clés du cursus, celles des examens, par exemple, et celles des salons de la région", explique Mickael Corbard. 

Pour certains établissements, comme l'ISA Lille, école d'ingénieurs spécialisée dans l'agriculture, c'est l'occasion de se coordonner avec les voisins, afin de s'assurer davantage de visiteurs. "Avec HEI et l'Isen, nous nous alignons sur les dates des JPO de l'Université catholique de Lille [à laquelle l'école appartient]. Nous organisons trois journées : une en décembre, une courant janvier et une dernière en mars, aux mêmes dates et aux mêmes horaires", détaille Alexia Dupont, responsable communication de l'école.

L'école se transforme en une expo géante, qui reflète nos filières, avec une scénographie pour chaque salle.
(M. Corbard)

#3 Mobiliser ses troupes

Afin de pouvoir accueillir des centaines, voire plusieurs milliers de visiteurs, les services organisent une grande mobilisation des étudiants et des personnels, autant administratifs qu'enseignants. À l'université de Rouen, 200 personnes sont ainsi sur le pont le jour J.

Pour les personnels, ces journées font partie du temps de travail. Quant aux étudiants, les écoles font le plus souvent appel à eux via le volontariat. "Les volontaires sont assez nombreux chaque année. Ce n'est pas très difficile de donner envie aux étudiants de participer aux journées portes ouvertes : ceux qui aiment leurs études sont souvent motivés pour partager leur passion et en parler aux visiteurs", explique Véronique Prax, responsable du service info-orientation et insertion professionnelle à l'université Paris-Dauphine

#4 Mettre en avant les travaux des étudiants

Parents et futurs étudiants ont besoin de concret. Les écoles profitent donc des JPO pour mettre en avant les travaux des étudiants. En particulier dans les écoles d'art et de design.

"L'avantage à l'École de design Nantes Atlantique, c'est que nous avons de beaux supports à montrer, mais il faut aussi prévoir des projets prêts au jour J. L'école se transforme en une expo géante, qui reflète nos filières, avec une scénographie pour chaque salle. C'est formidable pour les visiteurs, mais cela demande du travail de conception, puis de montage", indique le responsable du recrutement.

#5 ouvrir LES Portes à D'autres moments

À côté des JPO classiques, écoles et universités montent de plus en plus des journées spéciales dans leurs établissements pour permettre aux lycéens de tester les cours du supérieur. C'est le cas de l'Institut catholique de Paris (ICP), qui a tenu en octobre dernier la onzième édition de son opération "Testez la fac avant le bac". "Les lycéens s'inscrivent en ligne en choisissant les cours auxquels ils souhaitent assister. En 2016, nous en avons ouvert 28, dont histoire littéraire, théorie et pratique du théâtre, civilisation allemande... C'est une grosse logistique pilotée par le pôle marketing, notamment pour organiser les inscriptions et en limiter le nombre selon la taille des salles", explique Kim-Loan Nguyen, chargée de communication à l'ICP.


Certaines business schools mettent même en place des événements de format plus long. C'est le cas de l'Ipag, qui propose "une fois par mois durant toute l'année un après-midi d'immersion dans les locaux", ou de l'ICD, dont le "Junior Programme" a des modalités similaires. Les portes ouvertes tout au long de l'année.


Laura Makary | Publié le

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Cédric QUENIART.

Merci Laura pour cet article. En effet, je trouve qu'il est très pertinent de pointer l'importance de l'avant et de l'après-JPO. Je viens de publier un article pour expliquer en quoi le contenu web pouvait être une solution pour vous aider à réussir vos Journées Portes Ouvertes : https://www.contentpourvous.fr/journees-portes-ouvertes/ Merci encore et au plaisir d'échanger avec vous sur ces questions.