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L'essentiel pour organiser ses journées portes ouvertes

Laura Makary, Éléonore de Vaumas
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Le 26 janvier 2019, Paris-Dauphine organisait sa journée portes ouvertes qui a attiré 4.800 personnes.
Le 26 janvier 2019, Paris-Dauphine organisait sa journée portes ouvertes qui a attiré 4.800 personnes. // ©  Studio9-Nicolas
À l'heure du numérique, les journées portes ouvertes rencontrent toujours un vif succès. Pour les écoles et les universités, c'est un moment crucial pour convaincre les candidats de les rejoindre. Voici cinq conseils pour préparer au mieux cette étape décisive du recrutement des étudiants.

Alors que la concurrence fait rage dans le secteur de l'enseignement supérieur, attirer les meilleurs étudiants demeure un véritable enjeu pour les écoles. Les JPO (journées portes ouvertes) continuent de susciter l'intérêt des visiteurs. 

Sous l'effet de Parcoursup et de la réforme du baccalauréat, les futurs étudiants anticipent leur projet de formation et cherchent à se rassurer sur leur avenir professionnel. Compte tenu de la portée de ces journées, les établissements préparent l'événement avec soin bien en amont.

"La JPO est une journée incontournable pour recruter de nouveaux étudiants ; c’est une grosse opération événementielle pour nous. C’est le moment où les vocations se révèlent. Les visiteurs peuvent prendre le pouls de notre formation et décider s'ils vont ou non y postuler. Nous recevons en général 2.500 personnes sur un jour et demi", déclare Frédéric Degouzon, directeur stratégie recherche et développement à l'École de design Nantes-Altantique.

#1 Se préparer dès la rentrée

À l'Essec, qui a accueilli 2.600 personnes lors de la JPO 2019, tout est calé au moment de la rentrée. "Plus tôt nous nous y mettons, plus vite nous pouvons communiquer sur le programme de la journée", souligne Samuel Vinet, directeur du recrutement de l'école de commerce.

À l'université de Rouen, Gwenaëlle Dollet, directrice des enseignements et du suivi des parcours étudiants, prépare dès le mois d’octobre la JPO prévue en février. "Pour que cette journée soit représentative de notre pluridisciplinarité, il faut coordonner les 12 composantes et les rendre lisibles, avoir une communication commune, chacune préparant son propre programme, précise-t-elle. Chaque composante propose un accueil, des conférences, des visites, des cours... Il est nécessaire de mettre en place toute une logistique pour que les visiteurs puissent aller de l'une à l'autre." Une harmonisation indispensable : l'université reçoit 2.000 à 2.500 personnes lors de ses JPO.

#2 Bien choisir la date de sa ou ses JPO

Premier jalon dans l'organisation d'une journée portes ouvertes et un des facteurs essentiels de sa réussite : trouver une date. 

À l’Institut catholique de Paris (ICP), celle-ci est choisie avec soin. "C’est la temporalité de Parcoursup qui donne le rythme. Nous devons nous caler sur les dates de la phase de formulation des vœux, entre les vacances scolaires, les dates d’examens et celles des salons de la région", détaille Kim Loan-Nguyen, responsable du pôle marketing. 

Pour certains établissements, comme l'ISA Lille, école d'ingénieurs spécialisée dans l'agriculture, l'enjeu est de se coordonner avec les voisins, afin de s'assurer davantage de visiteurs

"Avec HEI et l'Isen, nous nous alignons sur les dates des JPO de l'Université catholique de Lille [dont l'école fait partie]. Nous organisons trois journées et demie : une en décembre, une courant janvier ou début février, une demi-journée fin février et une dernière en mars, aux mêmes dates et aux mêmes horaires", détaille Alexia Dupont, responsable communication de l'école.

L'école se transforme en une expo géante, reflétant nos filières, avec une scénographie pour chaque salle.
(F. Degouzon)

#3 Mobiliser ses troupes

Afin de pouvoir accueillir des centaines, voire plusieurs milliers de visiteurs, les services mobilisent fortement étudiants et membres du personnel, qu'ils soient agents administratifs ou enseignants. À l'université de Rouen, 200 personnes sont sur le pont le jour J.

Pour les personnels, ces journées font partie du temps de travail. Quant aux étudiants, les écoles font le plus souvent appel à eux via le volontariat. "Nous n'avons aucun mal à solliciter des étudiants pour parler de leur propre vécu. Ils sont en général très fiers de représenter leur établissement. Cela participe à un sentiment d'appartenance qui est favorable à l'image que nous souhaitons renvoyer", explique Patricia Dessans, directrice formation et vie étudiante à l'université Paris-Dauphine

#4 Mettre en avant les travaux des étudiants

Parents et futurs étudiants ont besoin de concret. Les écoles profitent donc des JPO pour mettre en avant les travaux des étudiants. En particulier dans les écoles d'art et de design.

"L'avantage à l'École de design Nantes Atlantique, c'est que nous avons de beaux supports à montrer, mais il faut aussi prévoir des projets prêts au jour J

L'école se transforme en une expo géante, qui reflète nos filières, avec une scénographie pour chaque salle. C'est formidable pour les visiteurs, mais cela demande du travail de conception, puis de montage", indique le directeur stratégie recherche et développement.

#5 Ouvrir les portes à d'autres moments

À côté des JPO classiques, écoles et universités montent de plus en plus des journées spéciales dans leurs établissements pour permettre aux lycéens de tester les cours du supérieur. C'est le cas de l'Institut catholique de Paris (ICP), qui a tenu en octobre dernier la treizième édition de son opération "Testez la fac avant le bac". 

"Les lycéens s'inscrivent en ligne et constituent eux-mêmes leur programme de cours auxquels ils souhaitent assister. Nous organisons deux sessions pendant l’année : l’une en octobre, pendant les vacances scolaires, pendant trois jours, et la seconde, un jour en janvier. La logistique est pilotée par le pôle marketing, qui mobilise une vingtaine d’enseignants pour ces événements", explique Kim-Loan Nguyen.

En parallèle de sa JPO traditionnelle, l’Essec organise aussi une JPO virtuelle en live sur Youtube et Facebook, conçue principalement pour les étudiants en région ou des pays francophones. En 2018, lors de la première édition, ce dispositif a remporté un vif succès.


Laura Makary, Éléonore de Vaumas | Publié le

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