Devenir Secrétaire administratif de l’Éducation nationale et de l’Enseignement supérieur (SAENES) : métier, études, salaire

Les tâches quotidiennes du SAENES dépendent du type de structure dans laquelle il est affecté. Dans une université, il assiste la direction et coordonne une équipe afin d’exercer au mieux les tâches administratives : tenir les agendas, programmer les réunions, répondre au téléphone, répondre aux demandes d’étudiants, etc.

Dans un collège ou un lycée, il peut vendre les tickets de cantine, gérer les commandes pour la restauration scolaire ou des services administratifs, envoyer les factures, taper les menus puis les imprimer, s’occuper des demandes de bourse, encaisser les règlements divers des familles, organiser les voyages scolaires, etc.

Globalement, tout secrétaire administratif dans un établissement d’enseignement est chargé de l’organisation interne et de la gestion administrative des affaires courantes

Les missions d’un Secrétaire administratif de l’Éducation nationale sont variées et se déclinent suivant le lieu d’exercice :

• Accueillir et renseigner les élèves, les parents, les enseignants et les personnels administratifs.

• Répondre au téléphone et aux emails.

• Traiter le courrier (arrivée et départ).

• Classer et archiver les documents.

• Participer à la gestion des ressources humaines.

• Effectuer la saisie et la mise à jour des données.

• Préparer et diffuser les documents administratifs (circulaires, convocations, comptes-rendus, etc.).

• Suivre le budget de l'école ou de l'établissement.

• Gérer les factures et les paiements.

• Préparer les demandes de subventions.

• Gérer les stocks de fournitures scolaires.

• Organiser l'entretien des locaux et des matériels.

Pour mettre toutes les chances de son côté, le bac pro AGOrA (Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités) est tout indiqué avant de passer le concours pour devenir secrétaire administrative dans la Fonction publique. Il faut s’inscrire via l’application Cyclades.

Les candidats ont accès au corps des secrétaires administratifs par la voie de concours (catégorie B).

Bon à savoir : les concours de secrétaire administratif de classe normale ne sont pas organisés uniquement par le ministère de l'Éducation nationale. En effet, ils sont communs à différents ministères et administrations. Cependant, il est important de noter que dans certaines académies, le concours peut être organisé uniquement pour le compte du ministère de l'Éducation nationale.

Le concours externe de secrétaire administratif est ouvert aux candidats titulaires d'un baccalauréat ou d'un titre ou diplôme d'au moins de niveau 4. Pour être fonctionnaire dans l'une des 3 fonctions publiques (État, territoriale ou hospitalière), vous devez être français ou européen ou ressortissant de la Principauté d'Andorre.

Bon à savoir : 97 places ont été offertes en 2023.

Vous avez d'abord une épreuve de cas pratique et une épreuve de questions à réponse courte durant une même journée. Puis une journée est consacré aux épreuves orales d'admission, organisées par les recteurs d'académie.

Une fois le concours réussi, vous êtes fonctionnaire stagiaire durant un an. A l’issue de cette année de stage, vous serez soit titularisé, soit autorisée à effectuer un stage complémentaire d’un an au maximum avant votre titularisation.

Pour être secrétaire administratif de l’Éducation nationale et de l’enseignement supérieur, il est nécessaire d’être très organisé, polyvalent et rigoureux. Ces qualités permettent de maîtriser la charge de travail.

La plupart de ses tâches demandent une aisance rédactionnelle et un esprit de synthèse. Il sait être disponible, à la fois pour les professeurs, les élèves ou étudiants et les parents d’élèves.

Ce professionnel du secrétariat et de l’assistanat de direction exerce au sein des différentes structures de l'Éducation nationale : un collège, un lycée, une université, un CIO (centre d’information et d’orientation).

Son traitement évolue selon une grille indiciaire précise. À ses débuts, la rémunération est de 1 850 € mensuels bruts. Au bout de 10 ans et de votre évolution dans les échelons, le salaire atteint 2 000 euros brut par mois. En fin de carrière, toujours en « classe normale », le SAENES touche environ 2 500 euros bruts mensuels.

A noter : la grille indiciaire de secrétaire d'administration de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur (saenes) de « classe supérieure » oscille entre 1 850 € et 2 650 €, et en « classe exceptionnelle » entre 1 950 € et 2 900 €.

Bon à savoir : si vous exercez au sein d’une école ou d’un établissement relevant du programme "réseau d’éducation prioritaire" (REP) ou "réseau d’éducation prioritaire renforcé" (REP+), vous bénéficiez du versement de l’indemnité de fonctions REP/REP+.