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Rapport de stage : où trouver la documentation ?

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Anciens rapports de stage, plaquettes de l’entreprise… Pour votre rapport de stage, la principale difficulté n’est pas de récolter des informations, mais de ne pas reproduire tels quels les contenus existants. Les conseils de Myriam Greuter, extraits de Bien rédiger son mémoire ou son rapport de stage, publié aux éditions l’Etudiant.

Rédiger mémoire rapport stageLes étudiants ont en général le réflexe d’aller consulter les rapports de stage réalisés par les élèves des précédentes promotions.


Les anciens rapports de stage

Chez des aînés, en cours ou dans la bibliothèque de l’établissement, ces travaux servent de modèle méthodologique. La majorité des enseignants rappellent toutefois qu’il convient de se méfier : quand on ne connaît pas la note qui leur a été attribuée et les remarques qui les accompagnaient, il est difficile de discerner tous leurs défauts.

En tout état de cause, consulter d’anciens rapports doit seulement permettre de « se faire une idée ». Ils ne constituent pas un exemple à imiter trait pour trait. Mieux vaut aller assister aux soutenances des promotions précédentes ou noter les remarques des professeurs quand ils détailleront en cours le travail d’un de vos prédécesseurs.

Les rapports de stage conservés dans l’entreprise

En ce qui concerne les anciens rapports de stage conservés par l’entreprise, il est de notoriété publique que les nouveaux stagiaires recopient souvent peu ou prou les travaux de leurs aînés, au moins pour la première partie – celle qui concerne la présentation de l’entreprise. « Le jury n’est pas dupe », soulignent pourtant de nombreux enseignants.

La lecture d’anciens rapports peut en fait vous donner quelques idées de présentation (par exemple une fiche signalétique pour situer l’entreprise, plutôt qu’un long texte). En revanche, les données des années précédentes ne sont certainement plus d’actualité : chiffres, personnel… Les choses ont changé. Informez-vous seul sur ces points.


La documentation fournie par l’entreprise

La documentation fournie par l’entreprise est généralement la deuxième et principale source d’information du rapport. Tous les enseignants recommandent à ce sujet de rassembler sur place le maximum de documents, mais d’effectuer un tri sévère par la suite.

Concrètement, cela signifie une collecte journalière, au moins durant le premier mois, celui pendant lequel les stagiaires découvrent le milieu professionnel. « Nous demandons à nos étudiants de prendre des notes et de rassembler des infos tout au long de leur période d’apprentissage, explique ainsi Olivier, enseignant en BTS maintenance industrielle. Le meilleur moyen est encore de leur faire prendre conscience de ce besoin d’information pour la future rédaction de leur rapport. »

Des brochures éditées par les établissements existent pour guider les étudiants dans leur collecte. « N’hésitez pas non plus à demander au tuteur de l’entreprise quels sont les documents en rapport avec votre sujet, et ceux à lire en priorité », recommande Alain, professeur en DUT mesures physiques.

Synthétiser et classer les documents

Coupures de presse, rapports annuels, chiffres divers… Pour une grosse entreprise, la documentation fournie peut être très abondante. Si l’on conserve tout, il faut impérativement synthétiser régulièrement les éléments et les classer au fur et à mesure par ordre d’importance – ou par thèmes. On doit également prendre garde aux dates : les chiffres donnés sont-ils toujours actuels ?

Au moment de rédiger, une partie des documents sera supprimée. Ayez confiance : « Avec le recul et l’expérience du stage, le choix s’impose souvent de lui-même », assure Michèle, professeur en BTS diététique.

« Distinguer propagande et informations utilisables »

La documentation de l’entreprise doit être regardée avec beaucoup de prudence. Aucun document fourni par l’entreprise ne doit en effet être recopié sans réflexion, quelles que soient sa taille et son apparente objectivité. Plus la taille de l’entreprise augmente, plus les stagiaires doivent se méfier de la masse de documentation mise à leur disposition. On n’imaginerait pas un stagiaire du bâtiment chez Bouygues joindre à son rapport la galerie de portraits complète des présentateurs de TF1. Pourtant, l’anecdote est véridique.

« Il faut distinguer la propagande des informations utilisables, explique donc Louis, étudiant en cinquième année de médiation culturelle. Et se méfier du “Tout baigne”. » Un moyen simple pour mettre à profit la documentation de l’entreprise, tout en restant naturel : surligner les termes clés du document fourni par l’entreprise, « puis refaire des phrases personnelles autour de ces mots clés », comme le conseille Olivier, professeur en BTS maintenance industrielle.

Ne pas recopier bêtement

Hormis le risque de propagande, le recopiage pur et simple de la documentation fournie par l’entreprise détonne immanquablement par rapport au reste du devoir. Le vocabulaire des professionnels de la communication est, en effet, très reconnaissable : si vous recopiez les plaquettes de l’entreprise, la rédaction ne sera pas naturelle et le rapport sonnera faux.

Pour aller plus loin que « l’information de façade », selon l’expression d’un enseignant, l’observation et la discussion peuvent suffire. Soyez tout ouïe, ouvrez grands les yeux, discutez avec les employés, non seulement autour de vous, mais aussi dans les autres services et à différents échelons. « L’essentiel est de pouvoir acquérir une vue globale de l’entreprise », comme le dit très bien Louis. Pour les grands groupes, les articles de la presse magazine et spécialisée peuvent également constituer un contrepoids utile.

Travailler l’information

Les enseignants déplorent le volume trop important des annexes, qui ne servent qu’à faire illusion sur la taille du devoir. Règle d’or : aucune annexe ne doit être donnée « brute ». Le rapport doit être un produit de l’étudiant. Il convient donc de se réapproprier les informations, en introduisant toute annexe par un commentaire, ou par une analyse dans le corps du devoir.

Analyser une information, c’est simplement se demander « pourquoi ? » et « comment ? » ; on doit examiner de cette manière les décisions, les chiffres… « Pourquoi y a-t-il eu délocalisation ? Que signifie l’évolution des effectifs ? Si le nombre des ouvriers est resté stable, c’est que la compression a eu lieu ailleurs », explique par exemple Geneviève, professeur de français en IUT génie civil.

L’examen d’une question originale est également très apprécié par le jury : « Pourquoi ne pas étudier, par exemple, les circuits de l’information dans l’entreprise ? », propose Geneviève. En tout état de cause, il sera très bien vu de ne pas parler seulement du passé de l’entreprise : « Indiquer la direction actuelle du groupe, ses projets d’avenir, c’est essentiel », affirment avec force les enseignants de l’IUT génie civil de Cergy-Pontoise.


L’observation personnelle

L’observation personnelle est la troisième source d’information pour un rapport de stage. Mais à quoi faut-il faire attention ? « On peut tout d’abord faire “à chaud” des photos, des plans, des croquis, des schémas… », explique Jean-Philippe, professeur en IUT génie civil. Ces notes prises sur le vif seront très utiles pour la suite du travail.

Noter ce qui est nouveau

En pratique, mérite d’être relevé tout ce qui est nouveau. Il faut noter chaque jour tout ce que l’on fait, du moins dans les premiers temps, quand les tâches ne sont pas encore devenues une routine. Ne pas oublier non plus de recopier toutes les remarques du maître de stage, et garder un exemplaire de tous les brouillons préparatoires et de tous les documents créés.

En fait, la meilleure manière de procéder est sans aucun doute de tenir un journal de bord. Une fois son stage terminé, au moment de rédiger son rapport, Anne-Kristen s’est par exemple aperçue que beaucoup de choses n’étaient en réalité pas claires dans son esprit. « Sur le coup, on croit qu’on a compris, explique-t-elle. Lorsqu’on se rend compte des lacunes, c’est trop tard. Si j’avais pris plus de notes sur place, je n’aurais pas eu ce genre de problèmes. »

Les enseignants sont unanimes : avec un journal de bord, les informations seront complètes et plus précises. Ce cahier vous permet, en outre, de reformuler les observations recueillies, ce qui représente autant de temps et d’efforts gagnés par la suite.

Discuter avec les employés

Les discussions avec les autres employés sont essentielles. Il ne faut pas hésiter à « parler, avec tous les échelons, avec les salariés des autres services, à l’heure des repas par exemple, souligne Louis, étudiant en cinquième année de médiation culturelle ; sans oublier les autres stagiaires, qui bénéficient parfois d’une expérience professionnelle beaucoup plus grande. » Ce type de discussions permet de prendre du recul et d’acquérir une vision plus juste de l’entreprise.


Les autres sources d’information

Les autres documents utiles pour le rapport de stage ne doivent pas vous éloigner de votre sujet : ne les multipliez donc pas. Il est toutefois nécessaire de faire le lien avec les cours théoriques dispensés par les enseignants : « Ils favorisent la dimension critique du devoir », explique Corinne, professeur en IUT techniques de commercialisation à Sarcelles.

Les ouvrages généraux

Il en va de même pour les ouvrages généraux, qui fournissent les bases scientifiques ou techniques éventuellement nécessaires. Les étudiants de certaines filières ont enfin tout intérêt à recourir aux organismes officiels chargés des statistiques comme le CREDOC (Centre de recherche pour l’étude et l’observation des conditions de vie), ou l’INSEE (Institut national de la statistique et des études économiques). Sinon, il « faudra repérer les informations non disponibles et les créer, par l’intermédiaire d’interviews ou d’enquêtes, par exemple », explique Pierre-Michel, enseignant en DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations).

Internet

Si les bibliothèques restent de véritables cavernes d’Ali Baba pour les étudiants, ils ne perdent rien à aller faire un tour sur Internet : le nombre de sujets qui y sont traités est infini.

Pour son rapport de stage sur l’utilisation du charbon actif dans l’industrie du sucre, Nadège a ainsi trouvé des renseignements sur le réseau. Quel que soit le thème de votre recherche, tentez votre chance sur le site d’un moteur de recherche : Google, Bing, Exalead…

Ainsi, vous pourrez compléter votre rapport de stage avec les informations qui vous manquaient. N’oubliez pas de citer vos sources ! 


Pour aller plus loin : Mémoire, rapport de stage : que faire en cas de document introuvable ? / Mémoire, rapport de stage : bien travailler en bibliothèque / Mémoire, rapport de stage : savoir ordonner ses notes et sa documentation