Études : Secrétariat : quelles études, quelles formations pour intégrer le secteur ?

Les différents débouchés dans le secrétariat

Selon la taille de l’entreprise ou de l’administration qui l’emploie, une secrétaire peut être polyvalente ou spécialisée :

·  Assistante / assistant bilingue ou trilingue,

·  Assistante / assistant comptable,

·  Assistante / assistant de direction,

·  Secrétaire administrative,

·  Secrétaire juridique,

·  Secrétaire médicale.

Les postes se situent aussi bien dans le secteur privé que dans la fonction publique (collèges et lycées, mairies, hôpitaux, préfectures, etc.)

Quel BTS pour devenir secrétaire ?

Pour postuler dans le secrétariat, un diplômé à bac+2 ou bac+3 est désormais préféré des recruteurs au détriment du bac professionnel (comme le bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités), vu comme un tremplin vers une poursuite d’études.

Le BTS gestion de la PME

Le BTS gestion de la  PME forme des collaborateurs polyvalents de dirigeants de PME, chargés d’assurer des fonctions administratives, comptables et commerciales. Conseiller du chef d’entreprise, ce salarié contribue à l’amélioration de l’organisation, de la rentabilité et de l’image de l’entreprise. 

Au programme de ce BTS figurent des matières professionnelles : relation avec la clientèle et les fournisseurs, organisation et planification, gestion de l’information, communication, participation à la gestion des ressources financières, pérennisation de l’entreprise puis, en deuxième année, administration et développement des ressources humaines, gestion du risque. 

Des matières générales (économie, droit, management et langue vivante) complètent l’enseignement, ainsi que des stages d’une durée totale de 12 semaines : en fin de première année, un stage de six semaines consécutives dans le domaine des relations clients-fournisseurs puis, en deuxième année, six semaines, dont quatre de suite au minimum, en gestion du risque de la PME.

Le BTS support à l'action managériale

Le BTS support à l’action managériale intègre la pratique de deux langues étrangères et est très axé sur les compétences en communication.

Durant les deux ans d’études, l’accent est mis sur la culture générale et les compétences relationnelles. L’objectif est de former des professionnels chargés de soutenir des responsables, des cadres ou des équipes au sein d’entreprises ou d’organisations de dimension internationale.

Au programme : culture générale, deux langues vivantes appliquées à la communication professionnelle, gestion de projet et relations en interne ou en externe, information, aide à la décision et organisation de l’action. Chaque semaine, six heures sont consacrées à des ateliers de professionnalisation qui permettent d’appliquer les savoirs acquis en culture économique, juridique ou managériale. 

La durée des stages est de 14 semaines, dont quatre semaines consécutives au minimum par année. Un premier stage de deux à quatre semaines est souhaitable avant le deuxième semestre afin de mieux appréhender le contexte professionnel. De plus, l’un des deux stages doit être effectué à l’étranger ou en France dans un service à portée internationale.

Le BTS comptabilité et gestion

Le BTS comptabilité et gestion est le premier diplôme permettant de travailler en comptabilité. Au programme des deux années de formation (à temps plein ou en apprentissage) : organisation et réalisation de la gestion des obligations comptables, fiscales et sociales de la structure, contrôle et validation des comptes, participation à l’élaboration et à la communication des informations financières et fiscales, etc.

Avec ce bac+2, vous pouvez travailler dans un cabinet comptable, dans le service comptabilité d’une entreprise, dans une collectivité territoriale, dans un établissement bancaire ou financier. Vous pouvez aussi choisir de poursuivre en licence pro.

Autres BTS

D'autres BTS aux débouchés spécifiques dans le secrétariat ou l'assistanat de direction existent :

·  BTS métiers de l'audiovisuel option gestion de production

·  BTS assistance technique d'ingénieur (ATI)

·  BTS commerce international (CI)

Bon à savoir : certaines écoles privées ou consulaires proposent aussi des titres spécifiques en secrétariat (médical, juridique, etc.) sanctionnant des cursus d’une durée de quel­ques mois à un ou deux ans, mais il s’agit alors de certificats d’établissement et non de diplômes nationaux. 

Bac+3 : quelle licence pro en secrétariat ?

Même si les BTS ont vocation à permettre une insertion dans la vie active, certains étudiants et étudiantes poursuivent à l’université en licence professionnelle métiers de la gestion des ressources humaines : assistant, management et gestion des organisations, commerce et distribution ou encore métiers de la gestion et de la comptabilité.

Bac+3 : deux BUT en secrétariat

Le BUT GEA (gestion des entreprises et des administrations)

Le BUT gestion des entreprises et des administrations se prépare en trois ans après le bac. Dès la deuxième année, vous devez choisir votre spécialisation parmi quatre parcours :

·  Contrôle de gestion et pilotage de la performance,

·  Gestion comptable, financière et fiscale,

·  Gestion, entrepreneuriat et management des activités,

·  Gestion et pilotage des ressources humaines.

Tous les bacs sont admis en BUT GEA mais la plupart des lycéens ont obtenu un bac technologique STMG (sciences et technologies du management et de la gestion) ou un bac général avec les spécialités suivantes : mathématiques, NSI (numérique et sciences informatiques), SES (sciences économiques et sociales), LLCE (langues, littérature et cultures étrangères). Quelques-uns sont titulaires d’un bac STI2D (sciences et technologies de l’industrie et du développement durable).

Bon à savoir : l’inscription passe par la plateforme Parcoursup et la sélection s’effectue sur dossier puis entretien de motivation.

Avec le BUT en poche, il est possible de postuler à des emplois d’assistant ou de chargé de clientèle dans les cabinets d’expertise comptable, au sein d’un service comptable et financier d’une organisation, un service de contrôle de gestion, ou encore un service de ressources humaines.

Le BUT GACO (gestion administrative et commerciale des organisations)

Le BUT gestion administrative et commerciale des organisations propose quatre parcours dès la deuxième année :

·         Management responsable des projets et des organisations,

·         Management des fonctions support,

·         Management commercial et marketing omnicanal,

·         Management des activités culturelles, artistiques, sportives et de tourisme.

Tous les bacs sont admis en BUT GACO mais la plupart des lycéens ont obtenu un bac technologique STMG (sciences et technologies du management et de la gestion) ou un bac général avec les spécialités suivantes : HGGSP (histoire-géographie, géopolitique et sciences politiques), LLCE (langues, littératures et cultures étrangères), mathématiques, SES (sciences économiques et sociales), etc. L’inscription passe par la plateforme Parcoursup et la sélection s’effectue sur dossier puis entretien de motivation.

À la clé : des postes d'assistant de direction (assistant comptable, assistant de gestion PME, etc.)

Infos Plus

– ffmas.com, site de la Fédération française des métiers de l’assistanat et du secrétariat.