Les écoles et les formations dans le secteur du secrétariat et de l’assistanat ne connaissent pas la crise. Petite entreprise ou grand groupe, ces métiers support sont souvent peu visibles et pourtant incontournables. Vous êtes intéressé ? Lisez ce qui suit pour découvrir quels types d’écoles et de formations en secrétariat existent, ce qu’on y apprend, les profils recherchés par les écoles, les modalités d’accès, les frais de scolarité et les débouchés.
Une école ou une formation en secrétariat forme à des tâches d’organisation : contribution à la gestion des ressources humaines, optimisation administrative, participation à la gestion des risques de l’entreprise, relations avec les clients et parfois les fournisseurs, bref, à toutes les activités support d’une entreprise pour accompagner son bon fonctionnement et son développement. Parmi les établissements qui dispensent des formations en secrétariat, on trouve beaucoup de CFA (centres de formation d’apprentis), des écoles spécialisées sur les ressources humaines, des écoles générales et des formations universitaires.
L’essentiel des formations secrétariat se situe de bac à bac+2/3. Le bac professionnel métiers de l’accueil est le diplôme le plus approprié pour poursuivre ses études avec un bac+2 de type BTS : SAM (support à l’action managériale) ; tourisme ; comptabilité-gestion ; gestion de la PME. À bac+3, le BUT GACO (gestion administrative et commerciale des organisations) est apprécié des recruteurs. Les bachelors en ressources humaines, les licences professionnelles et le DCG (diplôme de comptabilité et de gestion) sont également des formations très prisées. Ils peuvent être suivis, à bac+5, du DSCG (diplôme supérieur de comptabilité et de gestion), mais aussi d’un master (à l’université ou en école), ou encore d’un mastère.
Les formations en secrétariat se ressemblent peu ou prou dans leurs contenus, même si certaines mettent davantage l’accent sur la comptabilité et la gestion là ou d’autres appuient sur les ressources humaines. L’alternance représente une formidable opportunité d’apprendre tout en acquérant une solide expérience professionnelle et elle est très répandue dans ce secteur. Rendez-vous aux JPO (journées portes ouvertes) des écoles ou des formations en secrétariat ou sur les salons de l’Étudiant pour discuter avec des étudiants et poser toutes vos questions.
Pour certaines formations en secrétariat accessibles directement après le bac, la sélection s’effectue sur dossier en passant par la plateforme Parcoursup. Un entretien de motivation suit souvent l’acceptation du dossier. D’autres gèrent leur sélection et leur recrutement en direct avec les étudiants.
Les études dans une école en secrétariat délivrent des cours en communication (orale et écrite), langues, gestion de la relation client, économie (fondamentaux), outils informatiques, comptabilité, management des fonctions supports… Le futur secrétaire doit pouvoir participer à des tâches multiples et son rôle est important car il est souvent le premier interlocuteur des personnes extérieures à l'entreprise.
Les qualités requises pour exercer dans le secteur du secrétariat riment avec réactivité, sens des priorités, de l’accueil et du service, mais aussi écoute, pédagogie, rigueur… Toutes ces compétences seront nécessaires le diplômé pour acquérir une bonne connaissance de l’organisation du secteur dans lequel travaillera et des procédures internes à son entreprise.
Dans les écoles en secrétariat, les frais de scolarité varient de 6000 € à 7000 € par an. La plupart des établissements dispensent leur formation en alternance ce qui permet à l’étudiant d’être rémunéré pendant ses études qui se déroulent alors en partie en entreprise, cette dernière payant les frais de scolarité de l’école. Les formations en secrétariat adossées à une université ont des coûts moindres (environ 200 € l’année).
Tous les secteurs ont besoin des services d’un.e secrétaire ou d’un.e assistant.e. Que ce soit dans la gendarmerie, les Douanes, l’éducation nationale, la justice, la finance, l’hôtellerie-restauration, la fonction publique, etc. Suivant ses fonctions et son poste dans l’entreprise, son appellation varie. Il ou elle sera adjoint.e administratif.ve, secrétaire de mairie, SAENES (secrétaire administratif.ve de l’éducation nationale et de l’enseignement supérieur), directeur.trice des ressources humaines, attaché.e de direction hôtelière…
