Coaching

Première réunion : 5 conseils pour s'en sortir haut la main

Des regards qui vous jaugent, des questions auxquelles on n'a pas la réponse, des remarques dont la subtilité nous échappe… Les premières réunions sont souvent sources de stress. Voilà cinq règles à appliquer pour surmonter l'épreuve, dans le cadre de notre série "Mes premiers pas en entreprise".

En France, la réunionite aiguë est de mise dans beaucoup d'entreprises. Quel que soit votre secteur et votre métier, vous serez sans doute convié à une réunion avant même d'avoir pu prendre totalement vos marques.

Profiter de l'avant-réunion pour se déstresser

Inutile d'arriver en avance pour jouer au bon élève ! Vos collègues risquent surtout de se demander si vous n'avez rien de mieux à faire... "En revanche, il faut être à l'heure pour profiter des discussions informelles qui se déroulent avant le début de la réunion. Une occasion de faire connaissance avec les collègues que l'on ne connaît pas et de poser des questions. Un bon moyen d'être plus à l'aise au moment de s'installer autour de la table", note Frédéric Adida, coach et fondateur du cabinet de conseil en management Assaté.

Se préparer... au cas où

Craindre de ne pas être à la hauteur... c'est un sentiment que ressentent parfois les débutants, pour lesquels participer à une réunion peut être source d'angoisse. "Lorsqu'on est stressé par cette perspective, le mieux, c'est de se préparer", assure Juliette, 25 ans, consultante depuis octobre 2015 chez Accenture Digital, la branche de la société de conseil Accenture accompagnant les entreprises dans la définition et la mise en œuvre de leur stratégie digitale.

Très vite après ses débuts, cette diplômée de l'EM Lyon a du affronter une réunion se déroulant en anglais. "Avant d'y aller, je me suis replongée dans les sujets à l'ordre du jour et j'ai passé en revue les termes professionnels que j'allais devoir utiliser, pour les avoir bien à l'esprit", se souvient-elle.

Se préparer, c'est aussi le conseil du coach Frédéric Adida : "On ne sait jamais comment une réunion va précisément se dérouler. Pour ne pas être pris au dépourvu, quel que soit l'ordre du jour, il vaut mieux avoir en tête, ou en notes, les éléments clés des dossiers sur lesquels on travaille. Avoir anticipé permet d'avoir l'esprit tranquille et de ne pas être pas déstabilisé en cas de questions".

Prendre des notes avec modération

Données chiffrées, actions à mener, propositions à valider... On ressort d'une réunion la tête pleine d'informations. Parfois beaucoup trop pour tout retenir... "Je prends des notes afin d'être sûre de ne pas oublier d'éléments essentiels, et je les remets en forme tout de suite après", explique Juliette. La jeune consultante a opté pour la prise de notes sur cahier. "Avoir un ordinateur devant soi a tendance à faire écran entre soi et les autres", constate-t-elle. "Prendre quelques notes permet de se donner une contenance, mais attention à ne pas apparaître trop en retrait, en gardant le contact visuel avec ses collègues", complète Frédéric Adida.

Observer les us et coutumes

Les sujets abordés en réunion ne concernent pas forcément l'ensemble des participants. Ce sont des moments de "creux", demandant moins d'attention, qu'il est possible de mettre à profit. "Il faut en profiter pour observer les forces en présence, comprendre la nature des relations entre les uns et les autres et, tout simplement, s'imprégner de la culture et du mode de fonctionnement de l'entreprise", remarque Frédéric Adida.

Se lancer et prendre la parole

"On n'est pas jugé sur la qualité de son écoute mais sur sa capacité à participer !", rappelle Frédéric Adida. Traduction : à un moment ou à un autre, il faut prendre la parole. "Mais attention, pas pour faire des critiques ou de l'humour !", prévient le coach. Alors à un moment, il faut se lancer. "Au départ, bien sûr, je n'étais pas totalement à l'aise pour intervenir, se souvient Juliette. Je ne me suis pas forcé à prendre la parole. Je l'ai rapidement fait dans des rendez-vous en petit comité, j'ai davantage attendu quand il y avait davantage de monde. Il ne faut pas se forcer, c'est d'abord une question de feeling." Pour les plus intimidés, la première étape pourra être une demande d'éclaircissement ou de précision. À un collègue qui débute, personne ne le reprochera.