Le rapport d’étonnement : une rencontre entre un salarié et son entreprise
Le rapport d'étonnement est un outil souvent utilisé dans les entreprises pour recueillir les premières impressions d’un nouveau salarié. Il permet de mettre en lumière les points de vue, les questionnements et les idées novatrices de ce nouvel employé quelques jours après son arrivée.
Définition : qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?
Grâce à cet exercice pour le moins étonnant, un salarié va pouvoir, comme son nom l’indique, s’étonner par rapport à sa nouvelle fonction, apporter un regard nouveau sur ce qu’il découvre en entreprise. Grâce à son sens de l'observation et son esprit critique, le rapport d’étonnement qu’il remplit peut générer des changements dans sa nouvelle entreprise, au niveau technique, managérial ou organisationnel.
Ce rapport est utilisé aussi bien dans les grands groupes qu’au sein des PME, dans le secteur privé comme dans le secteur public, et dans tous types de domaines d’activités. Il propose au nouvel employé de dire ce qui est différent de ce qu’il avait imaginé au départ, de mettre en mots ce qui l’a positivement étonné, mais également ce qui l’a surpris, ce qui l’interroge, et ce qu’il changerait s’il en avait la possibilité. En d'autres termes, l'exercice consiste à faire un état de lieux et à formuler des critiques constructives ou suggestions, peu après sa prise de poste.
Un rapport d’étonnement : pour qui ?
Le rapport d’étonnement peut être proposé aux salariés en CDI, en CDD, mais aussi aux personnes en contrat d’apprentissage dans une entreprise.
A quel moment doit-on rédiger un rapport d’étonnement ?
« Attendre trois mois pour faire rédiger un rapport d’étonnement n’a, selon moi, aucun intérêt », explique Laurence Ben Harroche-Declercq, directrice conseil et coaching chez Exolys et créatrice d’ATL, une chaîne d’orientation professionnelle. « En tant que manageuse, je le demande une semaine environ après l’arrivée du salarié, tout simplement pour conserver la spontanéité du regard porté par l’employé sur l’organisation et la fraîcheur de son analyse sur l’entreprise. »
Mais selon les organisations, le rapport d’étonnement peut être demandé à la fin de la période d'essai, ou quelques semaines après le changement de poste d’un salarié.
Faire un rapport d'étonnement : quelle forme peut-il prendre ?
Questionnaire à remplir, compte-rendu à rédiger à partir d'une page blanche ou mélange des deux, là encore il n’y a pas de règles.
Parfois, le rapport d’étonnement se résume à un bilan oral avec un manager et/ou un responsable des RH. Comme le précise Laurence Ben Harroche-Declercq, ce n’est pas un outil nomenclaturé, ni utilisé par toutes les entreprises. Ainsi sera-t-il plus ou moins souple selon le style de management de la structure. Néanmoins, quelle que soit sa forme, il doit demeurer confidentiel pour permettre au collaborateur de s’exprimer librement, sans crainte d’être jugé.
Laurence Ben Harroche-Declercq insiste sur ce point : « Je préconise un rapport oral sans remise de document écrit, cela rend les choses plus fluides. Mais si document écrit il y a, en aucun cas il ne doit être diffusé par le ou la DRH. »
Le rapport écrit peut en effet conduire le salarié à vivre une situation délicate. C’est ce que rapporte Anne, éditrice, qui s’est pliée à cet exercice il y a quelques années, lors d’un remplacement de quelques mois en CDD d’une directrice éditoriale : « Je travaillais dans une toute petite structure familiale, mais je me suis étonnée qu’il ne soit pas prévu de comptes prévisionnels pour chaque ouvrage publié afin d’en évaluer la rentabilité. J’ai formalisé ma surprise dans le rapport d’étonnement que j’ai rendu par mail, mais ma remarque n’a pas forcément été bien reçue. Je me demande si je n’aurais pas dû esquiver cette question. Cela m’a mise dans une situation inconfortable. »
Quels sont les objectifs du rapport d’étonnement ?
Il a pour ambition de favoriser la communication au sein de l'équipe ou de l’entreprise. En partageant ses impressions et ses ressentis, un nouveau salarié peut permettre à une entreprise d'ajuster sa stratégie, son fonctionnement interne, sa communication, son environnement de travail, etc. En encourageant la transparence et la prise de parole, ce rapport permet de tirer pleinement parti des compétences et des idées de chacun pour imaginer d’éventuelles innovations.
En résumé, les questions d’un rapport d’étonnement permettront d’approfondir trois axes essentiels :
ce que j’apprécie
ce qui m’a surpris
ce que j’envisagerais comme améliorations
Elles peuvent également inviter le nouveau membre à commenter son processus de recrutement pour comprendre comment il l’a vécu.
Rapport d’étonnement : quels bénéfices pour le salarié ?
Le rapport d’étonnement développe la curiosité et la capacité d’étonnement du nouvel entrant, favorise son intégration et renforce son sentiment d’appartenance dans l’entreprise.
Selon Laurence Ben Harroche-Declercq « il sert de premier point utile pour établir ensuite un bilan comparatif et voir si, quelques mois après, le salarié a accepté ce qu’il avait souligné dans le rapport d’étonnement ou s’il est toujours en porte-à-faux avec les éléments mentionnés. »
Rapport d’étonnement : quels bénéfices pour l’entreprise ?
« Le rapport d’étonnement apporte à l’employeur un regard neuf sur le fonctionnement de l’organisation et la culture de l’entreprise », poursuit Laurence Ben Harroche-Declercq. L’entreprise doit jouer le jeu sans prendre personnellement les remarques d’amélioration, mais en profiter pour analyser son mode de fonctionnement avec un maximum d’objectivité.
Pour cela, le nouveau collaborateur doit être mis en confiance par les responsables hiérarchiques qui le convaincront de s'exprimer spontanément. Car si le rapport d’étonnement raconte aussi une rencontre, autant que celle-ci soit belle et réussie.
Un exemple de questionnaire pour le rapport d’étonnement : notre modèle de plan
Une nouvelle recrue, ce sont des yeux nouveaux et des enseignements à tirer pour l’entreprise : voilà un exemple de quelques questions qui peuvent être posées dans un rapport d’étonnement.
Ce que vous appréciez
Quel serait notre point fort selon vous ?
Votre entrée dans l’entreprise a-t-elle été conforme à vos attentes ?
Quelles valeurs de l’entreprise partagez-vous ?
Etc.
Ce qui vous a surpris (en positif ou en négatif)
Qu'est-ce qui vous a le plus étonné dans notre entreprise ?
Quel est pour vous le point faible que vous avez relevé ?
Selon vous, quelle est notre force ?
Etc.
Ce que vous apporteriez comme améliorations
Quelles améliorations concrètes suggèreriez-vous d’apporter ?
Que changeriez-vous dans vos missions ?
Que faudrait-il modifier pour que vous vous projetiez encore mieux dans cette entreprise ?
Etc.
Questions sur le processus de recrutement
Votre fiche de poste correspond-elle aux missions qui vous ont été confiées ?
Comment s’est passée votre intégration ?
Quels obstacles avez-vous rencontrés au moment de votre entrée dans l’entreprise ?
Etc.
