L’entretien annuel d’évaluation : tout savoir pour le réussir

Bien qu’il n’ait pas de caractère obligatoire, l’entretien annuel d’évaluation est un dispositif utilisé dans de nombreuses entreprises, les grands groupes comme les PME, dans le secteur privé comme dans le secteur public, et dans tous les domaines d’activités.

Rencontre formelle entre un employé et son supérieur hiérarchique, il permet de discuter de la performance, des objectifs, des réalisations du salarié au cours de l'année écoulée. C'est également l'occasion pour celui-ci de recevoir des retours sur son travail, ses résultats et d’évoquer ses points d'amélioration. Au cours de cette entrevue seront également fixés les objectifs pour l'année à venir et les éventuelles aspirations professionnelles et salariales du collaborateur.

Suivant les entreprises, le moment de l’entretien annuel diffère, mais il intervient généralement à la fin de l'année civile ou au début de l'année suivante. Il peut varier en fonction des politiques de l'entreprise et des contraintes de calendrier. Il est en général planifié à l'avance pour s'assurer que les employés et les managers disposent du temps nécessaire pour se préparer, se rencontrer et discuter de manière constructive.

« Dans mon entreprise, explique Corinne, manager dans l’édition, « l’entretien se déroule entre le mois de mars et le mois d’avril. Je préviens le salarié 15 jours à l’avance de la date afin qu’il ait le temps de s’y préparer. »

Chaque employé, quel que soit son niveau hiérarchique, est convoqué à un entretien annuel d’évaluation avec son responsable hiérarchique, qui sera à son tour invité à rencontrer le sien.

« Nous sommes toujours deux dans cet entretien annuel et ce temps de partage est, bien sûr, confidentiel », confirme Corinne, qui ajoute : « Il s’agit vraiment d’un moment durant lequel on peut donner l’occasion à un salarié d’expliquer la manière dont il envisage son métier, quel professionnel il a envie d’être et de devenir. C’est son espace de parole et notre rôle est de lui permettre de s’exprimer librement, sans crainte d’être jugé. »

Instaurer un rendez-vous formel entre le manager et son managé, encourager les « feedbacks », avoir une vision claire des objectifs de l’année à venir… L’entretien annuel est un dispositif qui est aussi utile au salarié qu’à l’entreprise.

Ils sont multiples. C’est, par exemple, l’opportunité :

• de communiquer sur ses réussites

• d’indiquer ce que cela lui a apporté et en quoi cela a pu être bénéfique à l’entreprise

• de noter ce qu’il a moins aimé faire ou les difficultés rencontrées

• d’être force de proposition : après avoir réfléchi, il pourra peut-être suggérer d’éventuelles améliorations de process de fonctionnement ou autre (c’est toujours positif de montrer son implication dans la vie d’un service !)

• d’annoncer ses souhaits pour l’année à venir : avoir plus de responsabilités, travailler sur un sujet particulier, faire une formation pour s’améliorer dans un domaine particulier, etc.

Outil essentiel pour la gestion des performances et le développement professionnel des employés, l'entretien annuel permet à un manager d’évaluer la performance de ses collaborateurs, de fixer des objectifs, de discuter de leurs besoins de formation et de développement, et de renforcer leur communication mutuelle.

L'entretien annuel d'évaluation peut prendre différentes formes en fonction des pratiques de l'entreprise et des préférences des employés et des managers. Il peut s'agir d'une discussion formelle en face à face, mais il peut également inclure un questionnaire en ligne préalablement rempli par le salarié et le manager avant leur rencontre pour en débriefer.

Ainsi, Corinne déclare : « Mon collaborateur et moi-même remplissons chacun de notre côté le même questionnaire en ligne que nous confrontons ensuite. J’apporte alors des corrections à ce questionnaire en fonction de nos échanges puis je le soumets autant de fois que nécessaire au salarié, jusqu’à un accord commun. Si, au pire, le salarié n’était pas d’accord, il a la possibilité de ne pas signer l’entretien. » 

La durée de l’entretien varie d’une heure à 1 heure 30. Néanmoins, comme le souligne Corinne, « il faut également compter une heure de préparation et une heure pour tout consigner et pour transmettre la synthèse à ma hiérarchie ainsi qu’au service des ressources humaines. »

L'objectif de l'entretien annuel d'évaluation est de fournir un feedback constructif aux employés, de les aider à progresser dans leur carrière et de renforcer leur relation avec leurs supérieurs hiérarchiques. Il porte en général sur différents points comme, par exemple :

• La charge de travail : est-elle trop importante (donc épuisante) ou au contraire trop faible (donc démotivante)… ?

• L’organisation du travail : quelle est l’amplitude horaire journalière, le salarié a-t-il besoin de davantage d’autonomie ou, au contraire, d’assistance… ?

• L’équilibre vie professionnelle-vie personnelle : les congés sont-ils pris régulièrement, le droit à la déconnexion est-il respecté… ?

• L’acquisition de compétences techniques ou professionnelles : quelles compétences sont acquises, lesquelles prennent plus de temps ou restent à acquérir…

• Le bilan de l’année : qu’est-ce qui a fonctionné, qu’est-ce qui a été plus difficile, quels ont été les faits marquants… ?

• Formation : quelle(s) formation(s) ont été suivie(s), lesquelles sont à prévoir…

• La rémunération : cette question fait parfois l’objet d’un autre entretien. Corinne indique, par exemple, qu’au sein de son entreprise, « la négociation salariale est décorrélée de l’entretien annuel. En fin d’échange, je demande simplement à la personne si son salaire lui convient ou si elle souhaite le faire évoluer. »

Un entretien annuel doit être tout sauf un moment d’inconfort et de malaise. Corinne l’assure, « c’est l’occasion de s’ajuster avec le salarié, de refixer un cap pour l’année suivante, mais avec des objectifs atteignables. Cela doit rester un moment positif durant lequel le manager sait ne pas monopoliser la parole. Un bon manager possède une grande qualité d’écoute et la capacité à aller au-delà d’un questionnaire pour que le collaborateur s’exprime sur lui-même (ses attentes, ses ressentis, ses aspirations…). »

Et de conclure : « L’entretien est le reflet de ce que nous, managers, avons envie de mettre dans notre manière de travailler. »