Coaching

Premier emploi : 6 conseils pour être bien organisé

Lorsque l'on débute, on peut vite se retrouver complètement débordé. Sollicitations de toutes sortes, urgences à régler… Pour éviter de s'éparpiller, voici six astuces pour être organisé et ne pas perdre de temps inutile, présentées dans le cadre de notre série "Mes premiers pas en entreprise".

On vous l'a répété sur tous les tons durant vos études : pour être efficace, il faut apprendre à s'organiser et gérer son temps ! Mais dans la vie professionnelle, ce n'est pas si simple… "Au quotidien, ma principale activité consiste à gérer les imprévus !", raconte Élise, 24 ans, diplômée de Skema Business School, recrutée il y a quelques mois par une société de transport et prestation logistique.

Sur le site francilien où cette ingénieure logistique travaille, 80 opérateurs réceptionnent, stockent ou expédient d'importantes quantités de marchandises destinées notamment à la grande distribution. Et Élise coordonne une partie de cette activité. "Qu'il s'agisse de renforcer une équipe ou de gérer un retard de livraison, les urgences arrivent évidemment toujours au moment où cela m'arrange le moins", sourit-elle. Dans d'autres métiers, si l'imprévu ne tient pas une aussi large place, il est toujours présent. Raison de plus pour se fixer un cadre.

1. Se fixer des priorités quotidiennes

S'il est difficile à Élise de se tenir à un planning précis, elle ne déroge pas à la règle qu'elle s'est fixée. "En fin de journée avant de quitter mon bureau, j'établis la liste des priorités du lendemain, raconte-t-elle. Et en arrivant le lendemain, je les règle avant toute chose. Par exemple, j'établis les plannings. De cette manière, même si je suis rapidement occupée par une urgence, je peux m'y consacrer, l'activité des équipes étant organisée."

Une technique qui a fait ses preuves, selon Laurence Einfalt, coach et formatrice en organisation personnelle et coauteure de "Le grand livre pour s'organiser" (éditions Eyrolles, 2015). "C'est le seul moyen pour ne pas se retrouver perdu entre les tâches qui sont prioritaires et celles qui ne le sont pas."

2. Utiliser un agenda et un gestionnaire de tâches

Avoir recours à la fois à un agenda et un gestionnaire de tâches ? "C'est indispensable, assure Laurence Einfalt. Le premier sert à noter des dates précises, celles des rendez-vous ou de la remise d'un dossier. Le second est utile pour ne pas perdre de vue les tâches à réaliser, mais qui n'ont pas de date limite précise." La coach recommande l'usage de Todoist et Wunderlist, deux outils gratuits accessibles sur le Web et sur smartphones par le biais d'applis.

3. Faire des rétroplannings

Utiliser un agenda et un gestionnaire de tâches ne doit pas faire oublier qu'une présentation en réunion ou un rendez-vous client se prépare. Pas question de réaliser quelques heures avant qu'une proposition n'est pas finalisée ou que le Powerpoint n'est pas au point. Pour éviter ce genre de déconvenue, rien de tel qu'un rétroplanning, permettant de lister dans un calendrier inversé toutes les tâches à penser à bien avant le jour J.

4. Classer ses documents Web et papier

On croit toujours que les choses sont à portée de main, mais lorsque l'on en a besoin, elles sont introuvables… "Rechercher une information dans ses mails ou dans ses dossiers papier peut prendre un temps fou lorsqu'ils ne sont pas classés", constate Laurence Einfalt. Côté messagerie électronique, d'abord. "Les mails doivent être classés dans trois dossiers : "En cours" pour les projets sur lesquels on travaille, "Documents de références" pour les procédures ou les documents types, et "Réserves" pour tout ce qui pourrait se révéler utile dans le futur", détaille la coach. Idem pour les documents papiers. Avoir sur son bureau une pochette de couleur par projet ou par mission évite bien des pertes de temps, et du stress lorsque l'on fouille en vain.

5. Modérer son usage des outils de communication

Lorsque l'on appartient à une génération ultra-connectée, difficile de contenir son besoin de surveiller en permanence ses différentes messageries, qu'elles soient pro ou perso. Et pourtant, consulter ses mails en continu ne facilite pas la concentration ! "A minima, en arrivant le matin au bureau, il faut se donner 30 minutes pour travailler sur ses priorités du jour avant d'ouvrir sa messagerie professionnelle", conseille Laurence Einfalt. Et le reste du temps ? Peu de mails impliquant une réponse dans la minute, il faut s'imposer des pauses sans consultation. Des plages de 15 ou 30 minutes (selon son degré de résistance) durant lesquelles on se consacre efficacement à autre chose.

6. Faire des points réguliers avec son N+1

"On n'y pense pas toujours mais lorsque l'on débute, faire le point régulièrement avec son supérieur peut contribuer à mieux s'organiser", assure Laurence Einfalt. D'abord, c'est l'occasion de récapituler tout ce qui a déjà été fait et donc de rayer quelques lignes de sa to do list. Ensuite, c'est aussi utile pour revoir si nécessaire ses priorités et éventuellement de rectifier le tir. Travailler une semaine dans une direction qui n'est pas la bonne, ce n'est jamais très productif !