1. Réussir l'AG de son asso

Réussir l'AG de son asso

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L’assemblée générale est un moment important dans la vie de l’association. On y élit les nouveaux dirigeants, on y fait le bilan de l’activité, on y échange avec les bénévoles, on fixe ensemble les grandes orientations pour l’année à venir, etc.

Consulter vos statuts

Les statuts sont force de loi dans une association. Vous devez donc vous y référer pour connaître les modalités de convocation et de réunion de l’ensemble des membres.
Les statuts peuvent faire référence à deux sortes d’assemblées générales. L’AG est dite ordinaire quand elle entre dans le cadre normal (fin de mandat, élection de bureau, vote du bilan moral et du bilan financier). Dans tous les autres cas, une AG est considérée comme extraordinaire (modifications de statuts, démission d’un membre du bureau…). Ces deux types d’AG n’ont peut-être pas les mêmes modalités de réunion et de convocation.

Convoquer vos adhérents

L’AG marque la sortie d’une équipe et le lancement d’une nouvelle, sans oublier le vote du bilan moral et du bilan financier, la présentation des nouveaux projets… Alors autant faire un bon battage autour. Une convocation se fait en général dans les quinze jours qui précèdent l’AG. Les moyens sont multiples : affiches, panneaux d’affichage, e-mails, courriers à tous les adhérents, allocution en amphi. Votre objectif est d’avoir un maximum de personnes présentes. En terme de représentativité et de démocratie, il est important que vous mettiez tout en œuvre pour atteindre cet objectif. Par ailleurs, pour les associations dont les statuts prévoient un quorum, un nombre minimum de membres est donc obligatoire pour ouvrir l’AG et procéder à des votes.
Le quorum représente en général la moitié des membres présents ou représentés plus un.

Fixer le déroulement de votre AG

Traditionnellement une AG comporte les phases suivantes :
• vérification du quorum et des pouvoirs (= vote par procuration) ;
• présentation du bilan financier par le trésorier ;
• présentation du bilan moral par le président au nom de son équipe ;
• approbation des bilans et vote des quitus ;
• démission des organes de direction (bureau et CA) ;
• validation des nouvelles adhésions ;
• élection des nouveaux organes de direction (bureau et CA).

Les procurations sont un problème récurrent chez les associations. Si les statuts ne les prévoient pas, elles devraient être mises en place. En général, une ou deux procurations sont possibles par personne. Il faut par contre que cette personne soit elle-même adhérentes à l’association, ou fasse partie du même collège de votants.

Présenter les bilans de l’année

C’est le moment le plus solennel de l’AG. C’est pourquoi il peut être utile de préparer ces points à l’avance, voire de les faire parvenir aux adhérents avant l’AG. Cela peut éviter les questions hors sujet et les demandes pointilleuses sur les finances.
Le bilan moral est à l’initiative du président. C’est un exposé des actions menées mais aussi des visions d’avenir, en tenant compte des problèmes rencontrés et des réussites passées. C’est aussi le moment de remercier quelques personnes et de donner des conseils pour les suivants.
Le bilan financier doit être un exposé clair, sincère et précis de toute l’activité de l’association. Il ne s’agit pas seulement de faire un état des entrées et des sorties d’argent, mais de présenter un rapport de tout ce qui s’est fait dans l’association et de quelle manière l’argent a été dépensé (subventions, projets, frais de fonctionnement, cotisations…).

Élire les nouveaux dirigeants

Les statuts sont souvent assez clairs sur cette question : scrutin de liste, scrutin par poste, nomination, cooptation. Une présentation des listes est toujours préférable, pour connaître les projets de chacun des candidats. Cela permet de lancer tout de suite une dynamique et évite de perdre du temps. Les candidatures peuvent être déposées quelques jours ou quelques semaines avant la tenue de l’AG, mais il est toujours préférable de ne pas rejeter une candidature… il est déjà difficile de trouver des étudiants motivés !
Le vote d’un texte, d’une proposition ou d’une liste peut s’effectuer à main levée, par mandats (oui/non), à l’applaudimètre ou à bulletin secret. En général, il suffit d’une seule demande pour effectuer un vote à bulletin secret. Lors d’un vote à main levée, le président demande dans l’ordre : « qui ne souhaite pas rendre part au vote, qui s’abstient, qui vote contre ». Le total restant constitue les votes pour.
En général, le vote est validé lorsque le texte ou la liste obtient la majorité absolue des suffrages exprimés ou votants.

Rédiger le Procès-verbal

Le PV de l’AG doit résumer tous les points abordés (voir exemple plus loin). Il n’y a pas de présentation obligatoire, mais le PV doit contenir les informations suivantes :
• le nombre de personnes présentes, le quorum ;
• l’ordre du jour ;
• un résumé du bilan moral et le bilan financier ;
• les questions posées ;
• les résultats des votes ;
• les noms, prénoms, adresses, professions, nationalités des nouveaux dirigeants ;
• la signature du nouveau président et le secrétaire (ou un administrateur).
Le PV de l’AG doit être envoyé dans un délai de trois mois à la préfecture. Vous n’êtes pas obligé d’envoyer la totalité du PV de l’AG, des extraits suffisent.


Les autres obligations administratives post-AG

Il reviendra aux « nouveaux » de remplir toutes les formalités après l’AG :
• changer les signatures (chèques…) auprès de la banque ;
• remplir le registre spécial (voir le paragraphe sur le registre spécial dans le chapitre Vie juridique de l’association - le secrétariat de l’association) ;
• prendre les clés de l’association ;
• changer les codes Internet ;
• rencontrer les partenaires et l’administration ;
• se mettre enfin au boulot !


Procès-verbal type de l’assemblée générale ordinaire

Le (date), à (ville), les membres de l’association se sont réunis au siège social [ou autre lieu] en assemblée générale ordinaire sur convocation du président [ou de toute autre personne habilitée à convoquer l’assemblée].

Une feuille d’émargement a été établie. Elle est annexée au présent procès-verbal et signée par les membres présents en leur nom propre ou en tant que mandataire.

L’assemblée est présidée par M. (nom), en qualité de président de l’association.
Il est assisté par un secrétaire de séance, M. (nom), en tant que secrétaire de l’association.
M. (nom), commissaire aux comptes de l’association, régulièrement convoqué, est présent [ou absent].
M. (nom) et M. (nom) sont désignés comme scrutateurs avec leur accord.
[Il est possible que d’autres personnes que des membres assistent à l’assemblée ; dans ce cas, les nommer].
Plus de [indiquer le quorum : la moitié, les 3/4, ] des membres sont présents ou représentés. Aussi l’assemblée peut-elle valablement délibérer, tel que prévu à l’article des statuts.
Le président rappelle l’ordre du jour.
1) rapport moral et financier.
2) Approbation du budget.
3) Renouvellement des mandats de membres du conseil d’administration.
4) …
Le président signale que l’ensemble des documents correspondants à cet ordre du jour ont été adressés à chacun des membres à l’occasion de l’envoi des convocations [ou ont été déposés au siège de l’association le ]. Il est fait lecture des différents rapports [financier, moral, etc.]. Lors du débat qui suit, les éléments et remarques suivants sont avancés : .

À la fin des débats entre les membres [préciser ce qui a été dit], le président de séance soumet au vote les points suivants, conformément à l’ordre du jour.
1) L’assemblée générale adopte la délibération à la majorité de voix [ou à l’unanimité].
2) Approbation du budget.
Cette résolution est adoptée à l’unanimité [ou à la majorité de / est rejetée par voix contre ].
3) Renouvellement des mandats de membres du conseil d’administration.

L’assemblée renouvelle MM. [noms et prénoms] en qualité de membres du conseil d’administration. Ceux-ci continueront d’exercer leurs fonctions conformément aux statuts pour une durée de .
Cette résolution est adoptée à l’unanimité [ou la majorité de ].
L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à .

Il est dressé le présent procès-verbal de la réunion, signé par le président de séance et le secrétaire de séance.
Fait à , le

Le président de séance Le secrétaire de séance
[Nom et Signature] [Nom et Signature]
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